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Gemäß den GoBD*  ist es nicht zulässig, eine Rechnung oder einen Lieferschein zu löschen.

Der korrekte Weg ist, die Rechnung oder den Lieferschein zu stornieren.

 

So stornieren Sie eine Rechnung:

  1. Im Top Menü Zahlungswesen --> Zahlungseingang
  2. Rechnungsnummer eingeben oder Suche mit dem Lupen Symbol
  3. Tipp: Geben Sie im Feld "Bemerkung" den Grund des Stornos ein und - falls Sie eine
    Rechnung auf Papier gedruckt haben - kennzeichnen Sie diese auch mit "storno".
  4. Status auf "storniert" setzen und speichern.
  5. Die dann folgenden Meldung "Sind Sie sicher?" mit "OK" bestätigen.
  6. Der Rechnungssatz wird nun storniert und alle Buchungen rückgängig gemacht.

So stornieren Sie einen Lieferschein:

  1. Rufen Sie den Kundendatensatz des Kunden auf, zu dem Sie einen Lieferschein stornieren wollen
  2. Klicken Sie auf "Historie".
  3. Klicken Sie in der Spalte "OPOS" auf das rote X
  4. Bestätigen Sie dann mit "OK"

 

Kann man gedruckte Angebote, Auftragsbestätigen (Dokumente) löschen?

Nein, es ist für den Anwender nicht möglich, Dokumente zu löschen (Erklärung siehe unten).

Ausnahme:

Wenn Sie bisher ALWIN Free getestet haben und nun und auf ALWIN Pro upgraden, kann der BalticSoft Support für Sie
per Fernwartung einmalig alle Bewegungsdaten wie z.B. alle Testrechnungen und andere Test-Dokumente löschen,
damit Sie ohne unnötigen Ballast mit der Arbeit beginnen können. Die Stammdaten wie z.B. bereits angelegte
Kunden, Artikel Lieferanten etc. bleiben bei dem Vorgang erhalten. Hierfür wenden Sie sich bitte direkt an BalticSoft.

 

Kann man auch Angebote und Auftragsbestätigen stornieren?

Ja. Gehen Sie genau so vor, wie bei der Stornierung von Lieferscheinen beschrieben.

 

 

TIPP:

Wenn Sie versehentlich eine fehlerhafte Rechnung geschrieben haben, die eigentlich für einen anderen Kunden bestimmt oder unvollständig war, kann diese Rechnung (oder Lieferschein Angebot etc.) erneut geöffnet werden, sofern die Rechnung noch nicht geschlossen (d. h. gedruckt wurde). Ob eine Rechnung schon gedruckt wurde, sehen Sie am Status der Rechnung, der Ihnen im Rechnungsformular oder einer der Übersichtslisten ("Heute-Liste", "Kundenhistorie") angezeigt wird.

Status 1: NEU = Rechnung wurde bisher weder gespeichert noch gedruckt.

Status 2: Ungedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, aber bisher noch nicht gedruckt.

Status 3: Gedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, über die reguläre ALWIN Druckfunktion gedruckt und abgeschlossen.

TIPP:

Wenn Sie sich die Rechnung vor dem abschließenden Ausdruck anschauen und/oder einen Probedruck durchführen möchten, benutzen Sie bitte die Druckvorschau. Diese ermöglicht den Ausdruck der Rechnung, ohne die Rechnung zu schließen.

Technischer Hintergrund:

ALWIN verwendet eine sehr leistungsfähige und komplexe Datenbank, die es ermöglicht auch in einem großen Netzwerk extrem gute Leistung und sehr hohe Stabilität zu gewährleisten. Und das über viele Jahre im Dauereinsatz

Dies hat zur Folge, dass gewisse Dinge nicht möglich sind. Ein Formular ist innerhalb von ALWIN hoch vernetzt. Würde man ein Formular einfach löschen können, so entstünde gewissermaßen ein "Loch" in der Datenbank, was - wie man sich leicht vorstellen kann - für eine DB kein guter Zustand ist und auf die Systemintegrität negative Auswirkung haben könnte.

Es ist daher nicht möglich ein Formular zu löschen, da hiermit viele andere Vorgänge (wie z.B. Lagerbewegungen, Kundenumsätze, Offene Posten) verbunden sind. Bitte benutzen Sie also die Funktion "Rechnung stornieren" oder ändern Sie die Rechnung, bis sie korrekt ist.


*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

 

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