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ALWIN Warenwirtschaft Quickstart Guide

 

Einstieg in die ALWIN Warenwirtschaft

Dieser Quickstart Guide soll Ihnen den Einstieg in die ALWIN Pro Warenwirtschaft erleichtern. Bitte schauen Sie sich auch unser Einführungsvideo "Warenwirtschaft in 15 Minuten erklärt"  an, welches Sie Schritt für Schritt durch das Programm führt. Dieses kleine Schulungsvideo wird viele Ihrer Fragen beantworten, so dass Sie schon nach kurzer Zeit Ihre erste Rechnung erstellen können. Ausführliche Programminformationen finden Sie im ALWIN Pro Handbuch.

Login beim Programmstart

Beim erstmaligen Start der ALWIN Warenwirtschaft lautet der Benutzername: user und das Passwort: passwort.

Die ALWIN Warenwirtschaft Schritt für Schritt einrichten

Bitte gehen Sie nach dieser Anleitung vor, um Ihre ALWIN Warenwirtschaft einzurichten. Sie erparen sich dadurch viel Zeit und können schon naxch wenigen Minuten Ihre erste Rechnung erstellen.

1. Ihr Firmenprofil ( Stammdaten ) anlegen

Nach dem ersten Programmstart sollten Sie Ihre Firmendaten  eingeben. Diese müssen vorhanden sein, um z.B. sinnvoll eine Rechnung, Lieferschein (Formulare) etc. drucken zu können. Klicken Sie im Hauptmenü auf Einstellungen --> Firmenprofil. Hier können Sie Ihre Stammdaten, Bankverbindungen etc. anlegen. Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben durch Anklicken des Speichern-Buttons zu sichern.

2. Kunden anlegen

Klicken Sie im Hauptmenü auf das Symbol  für "Kunden". Die Kundennummer wird entweder manuell oder automatisch vergeben, abhängig von den Voreinstellungen (siehe: Einstellungen → Firmenprofil → Einstellungen). Die Grundeinstellung ist: "automatische Vergabe der Kundennummer".  Bei automatischer Vergabe lassen Sie das Feld Kundennummer leer und geben alle Kundendaten ein. Die Kundennummer wird vergeben, sobald der Kunde gespeichert wurde. Bei einem Kunden muss entweder das Feld Firma oder die Felder Vorname und Name ausgefüllt sein, um den Kunden speichern zu können. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und speichern Sie den Kundendatensatz.

3. Artikel anlegen

Klicken Sie im Hauptmenü auf das Symbol für "Artikel". Im Feld Artikelnummer können Sie die gewünschte Artikelnummer manuell eingeben. Es ist ratsam, sich vor der Anlage von Artikeln ein logisches und nachvollziehbares System zu überlegen, nach dem die Artikelnummern vergeben werden. Natürlich können Sie auch einfach mit 1 oder 1000 beginnen und dann einfach hochzählen. Im Topmenü finden Sie unter "Lager" eine Funktion, die Ihnen freie Artikelnummern anzeigt. Bei einem Artikel muss mindestens eine Bezeichnung eingegeben sein, um diesen speichern zu können.

4. Ein Formular anlegen, um z.B. eine Rechnung zu erstellen

Bei ALWIN lautet der Sammelbegriff für Angebote, Aufträge, Rechnungen etc. "Formular".

Sie können auf verschiedene Arten ein neues Formular anlegen, ein bereits gespeichertes Formular zur Bearbeitung wieder öffnen, oder ein Formular als Vorlage für ein neues Formular verwenden, um z-B. aus einem Angebot ein Lieferschein und/oder eine Rechnung zu machen.

5. Eine neue Rechnung erstellen ( Methode 1 ) :

Klicken Sie im Hauptmenü auf das Symbol  für „Formulare“. Das Formular "Rechnung" öffnet sich. Sie können den Formulartyp jetzt auf "Angebot", "Lieferschein" oder einen anderen Typ ändern. Der Cursor befindet sich automatisch im Feld "Kundennummer". Sie können durch Klicken auf das Suchen-Symbol ( die Lupe ) einen Kunden suchen oder eine bekannte Kundennummer eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. Nun können Sie die Zahlungs- und Lieferbedingungen, wenn erforderlich, ändern. Im Feld Art.Nr. gelangen Sie durch Drücken der Enter-Taste direkt in die Artikelsuche. Sie können hier nach Artikeln suchen und durch Doppelklick direkt in die Rechnung einfügen. Fügen Sie alle Artikel in die Rechnung ein und drücken Sie dann den Speichern-Button.

Die Rechnung wurde nun gespeichert, kann aber weiterhin bearbeitet werden, so lange der Status "ungedruckt" ist. Sie können sich das Formular mithilfe der Druckvorschau als PDF-Datei anzeigen lassen und auch ausdrucken.

Wichtiger Hinweis:  Wenn Sie die Druckvorschau verwenden, um das Formular auszudrucken, bleibt der Status "ungedruckt und das Formular ist weiterhin im Bearbeitungsmodus.  Es wurde noch kein Rechnungssatz erzeugt. Erst wenn Sie das Formular über den Button "Drucken" ausgeben, wird der Rechnungssatz erzeugt und die Rechnung ist geschlossen.

6. Eine neue Rechnung erstellen ( Methode 2 ) :

Wenn Sie einen Kundendatensatz geöffnet haben, können Sie eine neue Rechnung erstellen, indem Sie unten im Datensatz auf das Symbol "Rechnung erstellen" klicken. Die Eingabemaske für Rechnungen wird dadurch geöffnet und die Kundenadresse, Lieferbedingung, Zahlungsart wird automatisch übernommen. Ebenso können Sie ein neues Angebot, einen Auftrag oder ein anderes Formular erstellen. Verfahren Sie dann wie unter Eine neue Rechnung erstellen ( Methode 1 ) beschrieben.

7. Aus einem Angebot neue Rechnung erstellen ( Methode 3 ) :

Sie können mit ALWIN sehr einfach aus einem bereits gespeicherten Formular ein neues Formular erstellen. Wenn Sie einen Kundendatensatz geöffnet haben, klicken Sie auf den Reiter "Historie". Dort finden Sie alle Formulare, die bereits für diese Kunden erstellt wurden. Um z.B. aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie rechts in der Historie-Maske auf das Symbol "Rechnung erstellen".

 Eine Rechnung erstellen aus einem anderen Formular

 

8. Eine neue Rechnung erstellen über die "Heute"- Liste ( Methode 4 ) :

Klicken Sie im Hauptmenü auf das Symbol "Heute". Dies ist die sog. "Heute-Liste". Hier finden Sie alle Formulare, die bereits erstellt wurden. Sie können verschiedene Filter setzen, um die Formulare eines Tages, einer Woche, eines Monats, Quartals oder ein ganzes Jahr anzuzeigen. Weiterhin können Sie wählen, ob alle Formulartypen oder z.B. nur Rechnungen angezeigt werden sollen. Der Name "Heute"-Liste trifft daher nicht so ganz zu, hat sich aber bei unseren Kunden eingeprägt, sodass wir den Namen beibehalten. Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen und ein andere Formular als Vorlage verwenden möchten, klicken Sie links in der Liste auf das grüne + .  Es erscheint dann eine Grafik wie unter Methode 3 "Rechnung erstellen unter Vorlage" eines Angebotes beschrieben. Um z.B. aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie das Symbol "Rechnung erstellen".

 Eine Rechnung erstellen aus einem anderen Formular

 Tipp: Wenn Sie im Programm mit dem Cursor ein Symbol ansteuern, wird ein Quicktipp zu diesem Syymbol angezeigt.

 

Tipp:

Sie können auch aus einer Rechnung eine neue Rechnung erstellen !

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