Beratung & Verkauf werktags unter Tel: +49 (0) 4561 50400

Artikel suchen, finden und bearbeiten



Artikel mit Seriennummer verwalten

Bei höherwertigen Produkten ist es oft erforderlich, dem verkauften Artikel eine Seriennummer hinzuzufügen.

Um Artikel mit einer Seriennummer zu verkaufen und diese zu einem späteren Zeitpunkt - z.B. bei einem Garantiefall - mit Datum des Verkaufs und dem zugehörigen Formular sowie dem Kunden zu ermitteln, gehen Sie wie folgt vor:

  • Beim Verkauf oder der Auslieferung des Artikels tragen Sie im Lieferschein- oder der Rechnung in das Feld "Artikelinfo" die Seriennummer des Artikels ein.
  • Die Seriennummer wird dann sowohl im Formular ausgedruckt als auch in der Datenbank gespeichert.
  • Um nun zu ermitteln, wann dieses Produkt verkauft wurde, gehen Sie in das Menü "Formulare" und klicken auf die Lupe (Suchfunktion) für das Feld "Formular Nr."
  • Wählen Sie die Option "Suche nach Text", geben Sie in das Suchfeld die Seriennummer ein und klicken auf "suchen".
  • Es erscheint eine Liste aller Formulare des gewählten Formulartyps, die diese Seriennummer enthalten.

Tipp:

Mit der Suche nach "Text" können Sie nach beliebigen Informationen suchen, also z.B. auch nach einer Detailinformation, die Sie manuell bei einem Formular hinzugefügt haben. Die Suchgeschwindigkeit ist bei der Volltextsuche neben der Leistung Ihres PC auch von der Größe des Datenbestandes abhängig.

 

Import von Artikeldaten aus Excel- und CSV-Dateien

Der Import von Excel-Dateien ist nicht direkt möglich. Excel Dateien müssen zuerst mit Excel oder Open Office als CSV Datei exportiert werden.

Aufbau einer CSV-Datei mit Beispieldaten:

ArtNr;Art.Gruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Geloescht;Bestand;Min.Best;Lagerort;Bemerkung
1001;1;1001;Testartikel 1001;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1001;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 1
1002;1;1002;Testartikel 1002;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1002;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 2
1003;1;1003;Testartikel 1003;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1003;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 3
1004;1;1004;Testartikel 1004;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1004;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 4

  • In der ersten Zeile der Datei steht die Feldbeschreibung, die nicht importiert wird
  • Unbedingt die Reihenfolge der Felder - wie im Beispiel gezeigt - einhalten
  • Pro Zeile exakt 1 Datensatz mit allen Feldern des Datensatzes
  • Neue Zeile = neuer Datensatz
  • Es müssen exakt 15 Felder sein, in jedem Datensatz, auch wenn einzelne Felder ohne Inhalt sind
  • Felder ohne Wert (im Beispiel die Felder "gelöscht" und "EAN") bleiben leer,
    die Feldtrenner ";;" müssen jedoch vorhanden sein

Der BalticSoft Support kann für Sie den Import von Artikeln, Kunden und Lieferanten aus einer Excel oder CSV Datei durchführen. Gerne machen wir Ihnen ein konkretes Angebot.

Pflichtfelder sind: Artikelnummer und Bezeichnung ( die restlichen Felder können leer bleiben ).

Schnittstellenbeschreibung der ASCII-Schnittstellen:

Artikel
=======
ArtNr;ArtGruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;
EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Gelöscht;Bestand;Mindestbestand;Lagerort Kunden ====== Knr;Firma;Vorname;Nachname;Geschlecht;Adressfeld;Adressfeld_2;
Adressfeld_3;Strasse;Plz;Ort;Land_ISO;Fon;Mobil;Fax;Email;DATEV_Konto;
Bank;BLZ;Konto;IBAN;BIC;Kontoinhaber;UStId-Nr Lieferanten =========== LieferantID;Firma;Vorname;Nachname;Geschlecht;Adressfeld;Adressfeld_2;
Adressfeld_3;Strasse;Plz;Ort;Land_ISO;Fon;Mobil;Fax;Email;DATEV_Konto;
Bank;BLZ;Konto;IBAN;BIC;Kontoinhaber;UStId-Nr;Eigene_Knr

Wie kann ich einen Artikel löschen ?

Eine "normale" Löschfunktion für Artikel gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Artikel meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Artikel mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich. Es ist daher nicht wirklich sinnvoll Artikel zu löschen.

Lösung:
Setzen Sie im Artikeldatensatz den "Artikelstatus" auf "gelöscht". Der Artikel wird dann zwar als "gelöscht" markiert, aber nicht physikalisch aus der Datenbank entfernt. Wenn Ihre als "gelöscht" markierten Artikel bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Gelöschte Artikel anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Artikel jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.