Welches ist das beste Rechnungsprogramm?

Welches ist das beste Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen.

So finden Sie das beste Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen!

Es gibt viele verschiedene Rechnungsprogramme auf dem Markt, die auf den ersten Blick für Ihr Kleinunternehmen bzw. Ihren mittelständischen Betrieb geeignet sein könnten. Die Auswahl der besten Bürosoftware hängt deshalb von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab und erfordert einige Sorgfalt.

Ein wirklich gutes Rechnungsprogramm sollte über verschiedene Funktionen und Eigenschaften verfügen, die Ihnen die Prozesse der Rechnungsstellung und Buchhaltung erleichtern. In diesem Blog erläutern wir die wichtigsten Merkmale, die ein gutes Rechnungsprogramm aufweisen sollte.

10 Punkte, auf die Sie achten sollten.

1. Intuitive und leichte Bedienbarkeit

Das Rechnungsprogramm soll leicht zu bedienen sein, damit auch Personen ohne spezielle Buchhaltungskenntnisse und Berufseinsteiger in der Lage sind, Rechnungen zu erstellen und zu verwalten.

Die Eingabemaske für Rechnungen, Angebote und andere Formulartypen sollte übersichtlich und klar strukturiert sein.

2. Prozessautomatisierung

Ein gutes Rechnungsprogramm übernimmt einen großen Teil Ihrer Büroarbeit und spart Ihnen auf diese Weise Zeit und Geld. Es kann z.B. regelmäßig wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen und per E-Mail zu versenden, Mahnungen automatisch generieren und versenden, sowie Zahlungseingänge zu verfolgen und zu verbuchen.

3. Datensicherheit:

Das Rechnungsprogramm sollte über eine automatische und sichere Speicherung Ihrer Daten verfügen, sodass Sie alle Daten Ihres Warenwirtschaftssystems täglich sicher können. Ein längerer Ausfall der Rechnungssoftware kann schnell zu finanziellen Problemen eines Unternehmens. Es muss daher gewährleistet sein, dass Ihre Warenwirtschaft jederzeit und vollständig auf einen geeigneten PC wiederhergestellt werden kann.

4. Qualifizierter Support:

Kennen Sie das? Sie haben eine Frage oder ein Problem mit einer Software und dann erreichen Sie unter der angegebenen Hotline nur ein Callcenter und keinen qualifizierten Support?

Das darf auf keinen Fall so sein, denn Ihre betriebliche Warenwirtschaft ist eine der wichtigsten Teile Ihres Unternehmens, der immer funktionieren muss. Denn was nützt Ihnen eine Rechnungssoftware, die plötzlich nicht mehr funktioniert und mit der Sie keine Rechnungen mehr schreiben können?

Der Hersteller Ihres Warenwirtschaftssystems oder des Rechnungsprogramms muss daher gut für Sie zu erreichen sein und einen zuverlässigen, qualifizierten Kundensupport anbieten, um Ihnen bei Fragen oder Problemen direkt weiterzuhelfen und Ihnen die Unterstützung geben, die Sie benötigen.

5. Flexibilität:
Ihr Rechnungsprogramm sollte flexibel genug sein, um auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden zu können. Für die Arbeit im Team z.B. sollte die Unternehmenssoftware für die Installation in Ihrem lokalen Netzwerk geeignet sein. Falls Sie und Ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten wie z.B. auf der Baustelle oder auf Reisen, ist es wichtig, dass es die Software auch als ortsunabhängige Cloudversion gibt.

6. Integrationen:
Ihr Rechnungsprogramm sollte Integrationen mit anderen wichtigen Businessprogrammen wie CRM-Systemen oder z.B. über eine DATEV Schnittstelle den Datenaustausch mit einer Buchhaltungssoftware unterstützen.

7. GoBD Konformität:
Auch ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen sollte unbedingt GoBD-konform sein. GoBD bedeutet:
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

8. Elektronische Rechnungen (XRechnung):
Die Zukunft der Rechnungsstellung ist definitiv elektronisch und schon ab dem 1.1.2025 für Unternehmen in der EU verpflichtend. Auch für Kleinunternehmen!  Das in der EU am weitesten verbreitete Format ist die XRechnung und die Experten sind sich einig, dass sich die XRechnung durchsetzen wird. Falls Ihr derzeitiges Rechnungsprogramm als nicht „XRechnung-ready“ ist, oder Sie Rechnungen noch mit WORD oder EXCEL schreiben, müssen Sie jetzt schnell handeln.

9. Regelmäßige Updates:
Ihr Rechnungsprogramm sollte immer auf dem aktuellen Stand sein, da sich die Regeln und Gesetze der Betriebs- und Buchführung laufend ändern. Wenn sich z.B. der Mehrwertsteuersatz ändert, müssen Sie kurzfristig in der Lage sein, diese anzupassen. Daher ist es sehr wichtig, dass der Hersteller des Rechnungsprogramms die Software weiterentwickelt und regelmäßige Updates anbietet.

10. Datenmigration aus vorheriger Software:
Vermutlich haben Sie schon einen Datenbestand (Kunden, Artikel, Lieferanten), der in Ihr neues Rechnungsprogramm importiert werden soll.
Hierfür ist es wichtig, dass Ihr neuer Softwarepartner bei der Datenmigration unterstützt und im besten Fall, die gesamte Arbeit für Sie übernimmt. Das erspart Ihnen extrem viel Arbeit und Zeit.

Unser Fazit:

Das beste Warenwirtschaftssystem oder Rechnungsprogramm zu finden, ist gar nicht so leicht. Unsere 10 Punkte können Ihnen die Entscheidung zwar nicht abnehmen, geben Ihnen aber hoffentlich gute Hinweise, worauf Sie achten sollten.

ALWIN Pro ist ein Rechnungsprogramm mit integrierter Warenwirtschaft für kleine und mittelständische Unternehmen und erfüllt alle oben genannten Anforderungen. Die ALWIN Pro Warenwirtschaft wird Ihnen dabei helfen, den Prozess der Rechnungsstellung und Buchhaltung für Ihr Unternehmen zu optimieren und zu vereinfachen.

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