Elektronische Rechnungen, Rechnungswesen, Software, Warenwirtschaftssystem, XRechnung
XRechnung oder ZUGFeRD Rechnungen – das müssen Sie beachten.
Mai
XRechnung und ZUGFeRD sind die zwei bekanntesten elektronischen Rechnungsformate in Deutschland, um die Rechnungsprozesse von Unternehmen zu digitalisieren und zu optimieren.
Erfahren Sie hier was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen zukunftssicher und „ready for E-Rechnung“ zu machen.
Ab wann müssen Sie elektronische Rechnungen erstellen?
Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Wenn Sie Firmen oder Behörden zu Ihren Kunden zählen, sollten Sie jetzt überprüfen, ob Ihr Warenwirtschaftssystem oder Rechnungsprogramm elektronische Rechnungen erstellen kann. Ist dies nicht der Fall, oder falls Sie Ihre Rechnungen noch mit einem Textprogramm wie z.B. WORD oder einer Tabellenkalkulation wie EXCEL erstellen, sollten Sie umgehend handeln, um nicht in wirtschaftliche Schwierigkeiten zu geraten.
XRechnung oder ZUGFeRD Rechnungen?
Erfahren Sie hier, welches ist das richtige Format für Ihr Unternehmen ist
Derzeit sind die zwei bekanntesten Arten von elektronischen Rechnungen in Deutschland die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung. In Europa allerdings sieht die Sache schon ganz anderes aus, denn hier liegt die XRechnung schon heute vorn. Da die EU auch weiterhin an einer Homogenisierung des Rechnungswesens und des Zahlungsverkehrs arbeitet, sind sich die Experten sicher, dass sich die XRechnung durchsetzt und in Zukunft alle anderen elektronischen Rechnungsformate verdrängen wird.
XRechnung oder ZUGFeRD – wer macht das Rennen?
In den nächsten Jahren wird es ganz sicher noch übergangsweise mehrere elektronische Rechnungsformate geben, die parallel laufen. Doch der europäische Weg ist klar auf XRechnung ausrichtet. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihre Rechnungsprogramm XRechnungen erzeugen kann.
Kosten und Zeitaufwand senken mit ALWIN Pro!
Es gibt Rechnungsprogramme und Warenwirtschaftssysteme, die erzeugen elektronische Rechnungen in diversen Formaten von ZUGFeRD über EDI bis hin zur XRechnung. Der Unternehmer verliert da schon mal ganz schnelle den Überblick und bezahlt häufig mehr für ein gutes Warenwirtschaftssystem oder ein Rechnungsprogramm, als eigentlich notwendig.
Mit ALWIN Pro machen es Ihnen leicht!
BalticSoft setzt daher auf das Format, welches heute schon am weitesten verbreitet ist und die Zukunft der elektronischen Rechnungen darstellt: die XRechnung. Wenn Sie auf ALWIN Pro setzen, brauchen sich also die Frage gar nicht mehr zu stellen, ob Sie nun XRechnung, ZUGFeRD-Rechnungen, EDI oder ein anderes Format verwenden wollen. Wir halten Ihr Warenwirtschaftssystem immer auf dem neuesten Stand und versorgen Sie mit den neuesten XRechnung Updates.
Ein Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD sind derzeit die zwei wichtigsten elektronischen Rechnungsformate im B2B Bereich in Deutschland. Unternehmen sollen mit diesen Rechnungsformaten in die Lage versetzt werden, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen.
XRechnung
Definition: XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, welches nach EU-Richtlinien entwickelt wurde. Ab dem 1.1.2025 ist es Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an Behörden stellen.
Besondere Eigenschaften des XRechnung-Formats:
- XRechnung bietet ein standardisiertes Format, welches sowohl die Verarbeitung, als auch den Austausch von Rechnungsdaten beschleunigt.
- Durch die automatisierte Strukturierung der Daten wird das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe verringert.
- Die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen reduziert bei großen Unternehmen, Konzernen und in Behörden den Verwaltungsaufwand und führt zu einer sehr erheblichen Zeiteinstarung.
- Die XRechnung erfüllt schon heute die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und sorgt dadurch schon heute für eine rechtskonforme Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern.
- Die XRechnung ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen bisher inkompatiblen IT-Systemen ohne Zeit- oder Informationsverlust.
- Die XRechnung eignet sich sehr gut für kleine und mittelständische Unternehmen, und auch für große Konzerne.
ZUGFeRD
Definition: ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, welches sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF-Dokument enthält.
Besondere Eigenschaften des ZUGFeRD-Formats:
- ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument (visuell) mit einer XML-Datei (strukturierte Daten), was sowohl die manuelle als auch die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
- ZUGFeRD kann von Unternehmen genutzt werden, die unterschiedliche Systeme und Prozesse haben.
- Die strukturierte XML-Datei enthält alle relevanten Rechnungsdaten, die in andere IT-Systeme importiert werden können.
- Eignet sich prinzipiell sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für große Konzerne.
Fazit
Beide Formate unterstützen die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen. Die kann – besonders bei großen Unternehmen und Konzernen – zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen. Für kleinere Unternehmen ist das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen eher gering bis nicht wahrnehmbar. Vielmehr bedeutet die Einführung der elektronischen Rechnung für kleine und mittelständische Unternehmen einen nicht zu vernachlässigenden organisatorischen und finanziellen Aufwand.
Aus Kostengründen und um den Aufwand für das eigene Unternehmen so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, nur ein elektronisches Rechnungsformat zu verwenden.
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