Wiederkehrende Rechnungen und Abonnements verwalten

Wünschen Sie sich auch oft, Ihre Rechnungen würden sich ganz von selbst erstellen? Sie müssten also nur noch die Zahlungseingänge überwachen und ansonsten ginge alles wie von selbst? Mit wiederkehrenden Rechnungen und Abonnements ist das möglich, wenn Sie diese mit der ALWIN Pro Warenwirtschaft verwalten. Lesen Sie in diesem Artikel, wie ALWIN Pro Ihre Rechnungsprozesse automatisiert und Sie so mehr Zeit haben, um sich um Ihr Geschäft und Ihre Kunden zu kümmern.

Unser Video „Wiederkehrende Rechnungen und Aboverwaltung“ zeigt Ihnen genau, wie es geht.

Was versteht man unter „wiederkehrende Rechnungen“ bzw. „Abos“?

Unter „wiederkehrende Rechnungen“ oder „Abonnements“ versteht man Rechnungen, die auf regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen basieren, wobei die Rechnungszyklen nicht alle gleich sein müssen. Ein Rechnungszyklus kann z.B. wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder ganz individuell festgelegt sein. Mit ALWIN Pro legen Sie für eine wiederkehrende Rechnung einmal einen Zyklus fest und die Software erstellt Ihnen die jeweils fälligen Rechnungen ganz automatisch.

Beispiele für die Anwendung sind:

• Wartungsverträge:
  Regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten und Gebühren für die Wartung und Instandhaltung von Geräten wie z.B. Feuerlöschern, Heizungsanlagen, Softwareanwendungen, Fahrzeugen u.v.a.
• Abonnements:
  Zeitschriftenabos, Softwareabos, Mitgliedschaften in Vereinen und Clubs.
• Leasinggebühren:
  Monatliche Rechnungen für die Nutzung von Maschinen, Ausrüstungen, Fahrzeugen und Anlagen aller Art.
• Telekommunikation:
  Handyverträge und Festnetzanschlüsse mit Flatrate.
• Hostingverträge:
  Speicherplatznutzung für Websites und E-Mails

Das müssen Sie beachten:

Grundsätzlich gelten für wiederkehrende Rechnungen und Abo-Rechnungen die gleichen Regeln, wie bei jeder anderen Rechnungsart. Sie müssen also wie gehabt beachten, dass Ihre Rechnung unbedingt den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entspricht.

Die wichtigsten Anforderungen an eine GoBD-konforme Rechnung sind:

• Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer haben.
• Das Rechnungsdatum
• Konkrete Darstellung der erbrachten Leistungen und Waren
• Die Umsatzsteuer mit den Umsatzsteuersätzen (z.B. 19%, 7%) und dem konkreten Betrag der Umsatzsteuer. Für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, gilt diese Anforderung natürlich nicht.