Elektronische Rechnungen, Rechnungswesen, Software, Warenwirtschaftssystem, XRechnung
E-Rechnungen – wir zeigen Ihnen, wie es geht.
Seit 1.1.2025 sind E-Rechnungen für Unternehmen Pflicht.
Erfahren Sie hier, was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen „ready for E-Rechnung“ wird.
ALWIN Pro XL macht es Ihnen leicht!
Mit ALWIN Pro XL von BalticSoft schreiben Sie E-Rechnungen wahlweise ZUGFerD-Format oder als X-Rechnung. Wenn Sie auf ALWIN Pro XL setzen, brauchen sich also die Frage gar nicht mehr zu stellen, ob Sie nun X-Rechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen, oder ein anderes Format verwenden wollen. Wir halten Ihr Warenwirtschaftssystem immer auf dem neuesten Stand und versorgen Sie mit den neuesten Updates für die E-Rechnung.
GoBD-konforme E-Rechnungen schreiben
GoBD-konforme elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 verpflichtend. Wenn Sie Firmen oder Behörden zu Ihren Kunden zählen, sollten Sie jetzt überprüfen, ob Ihr Warenwirtschaftssystem oder Rechnungsprogramm elektronische Rechnungen erstellen kann. Ist dies nicht der Fall, oder falls Sie Ihre Rechnungen noch mit einem Textprogramm wie z.B. WORD oder EXCEL erstellen, sollten Sie umgehend handeln, um nicht in wirtschaftliche oder andere Schwierigkeiten zu geraten.
Derzeit sind die zwei bekanntesten Arten von elektronischen Rechnungen in Deutschland die X-Rechnung und die ZUGFeRD Rechnung. In Europa allerdings sieht die Sache schon ganz anderes aus, denn hier liegt die XRechnung derzeit vorn. Da die EU auch weiterhin an einer Homogenisierung des Rechnungswesens und des Zahlungsverkehrs arbeitet, sind sich die Experten sicher, dass sich eines der beiden Formate – XRechnung oder ZUGFerD – durchsetzt und in Zukunft alle anderen elektronischen Rechnungsformate verdrängen wird.
X-Rechnung oder ZUGFeRD?
In den nächsten Jahren wird es ganz sicher noch übergangsweise mehrere elektronische Rechnungsformate geben, die parallel laufen. Doch der europäische Weg ist klar auf X-Rechnung und ZUGFerD ausrichtet. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr Rechnungsprogramm X-Rechnungen und ZUGFerD-Rechnungen erzeugen kann.
Es gibt Rechnungsprogramme und Warenwirtschaftssysteme, die erzeugen elektronische Rechnungen in diversen Formaten von ZUGFeRD über EDI bis hin zur X-Rechnung. Der Unternehmer verliert da schon mal ganz schnelle den Überblick und bezahlt häufig mehr für ein gutes Warenwirtschaftssystem oder ein Rechnungsprogramm, als eigentlich notwendig.
Ein Vergleich von X-Rechnung und ZUGFeRD
X-Rechnung und ZUGFeRD sind derzeit die zwei wichtigsten elektronischen Rechnungsformate im B2B Bereich in Deutschland. Unternehmen sollen mit diesen Rechnungsformaten in die Lage versetzt werden, die Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen.
X-Rechnung
Definition: X-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, welches nach EU-Richtlinien entwickelt wurde. Ab dem 1.1.2025 ist es Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an Behörden stellen.
Besondere Eigenschaften des X-Rechnung-Formats:
- X-Rechnung bietet ein standardisiertes Format, welches sowohl die Verarbeitung, als auch den Austausch von Rechnungsdaten beschleunigt.
- Durch die automatisierte Strukturierung der Daten wird das Risiko von Fehlern bei der manuellen Eingabe verringert.
- Die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen reduziert bei großen Unternehmen, Konzernen und in Behörden den Verwaltungsaufwand und führt zu einer sehr erheblichen Zeiteinsparung.
- Die X-Rechnung erfüllt schon heute die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und sorgt dadurch schon heute für eine rechtskonforme Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern.
- Die X-Rechnung ermöglicht den Austausch von Rechnungen zwischen bisher inkompatiblen IT-Systemen ohne Zeit- oder Informationsverlust.
- Die X-Rechnung eignet sich sehr gut für kleine und mittelständische Unternehmen, und auch für große Konzerne.
ZUGFeRD
Definition: ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, welches sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF-Dokument enthält.
Besondere Eigenschaften des ZUGFeRD-Formats:
- ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument (visuell) mit einer XML-Datei (strukturierte Daten), was sowohl die manuelle als auch die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
- ZUGFeRD kann von Unternehmen genutzt werden, die unterschiedliche Systeme und Prozesse haben.
- Die strukturierte XML-Datei enthält alle relevanten Rechnungsdaten, die in andere IT-Systeme importiert werden können.
- Eignet sich prinzipiell sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für große Konzerne.
- ZUGFerD-Rechnungen können als PDF versendet oder gedruckt werden und sind so auch für Privatleute lesbar.
Fazit
Beide Formate unterstützen die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen. Diese kann – besonders bei großen Unternehmen und Konzernen – zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führen. Für kleinere Unternehmen ist das Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen eher gering bis nicht wahrnehmbar. Vielmehr bedeutet die Einführung der elektronischen Rechnung für kleine und mittelständische Unternehmen einen nicht zu vernachlässigenden organisatorischen und finanziellen Aufwand.
Aus Kostengründen und um den Aufwand für das eigene Unternehmen so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, nur ein elektronisches Rechnungsformat zu verwenden.
Unsere Empfehlung für Sie:
ALWIN Pro XL inkl. ZUGFerD & X-Rechnung