Rechnungen oder ein anderes Formular nachträglich ändern
Die Änderung einer Rechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) nur dann erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist. Es ist also z.B. erlaubt eine falsche Liefer- oder Rechnungsadresse, der Bankverbindung sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessener Hinweise und wichtiger Informationen wie z.B. des Lieferzeitpunktes. Mit „Änderung“ ist in diesem Fall also z.B. eine Berichtigung bzw. Ergänzung gemeint.
Fazit: wenn eine notwendige Angabe falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung korrigiert werden.
Beispiel:
Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung per Post geschickt, diese konnte jedoch nicht zugestellt werden, da Ihr Kunde eine neue Adresse hat. Sie können nun mit ALWIN die gedruckte und unbezahlte Rechnung „wieder öffnen“ und die korrekte Adresse des Kunden eintragen.
So gehen Sie vor, um eine noch unbezahlte Rechnung, die der Kunde noch nicht erhalten hat, zu korrigieren:
- Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor.
- Klicken Sie auf das Symbol
neben „Gedruckt„. - Klicken Sie dann auf „Speichern“.
- Die Rechnung wird wieder geöffnet, bekommt den Status „offen“ und kann erneut bearbeitet werden.
- Klicken Sie dann auf „Speichern“, sodass der neue Status „nicht gedruckt“ angezeigt wird.
- Wenn Sie z.B. die Rechnungsadresse korrigieren möchten, klicken Sie doppelt in das Fenster mit der Rechnungsadresse.
- In dem folgenden Popup können Sie Rechnungsadresse korrigieren.
- Speichern Sie Ihre Eingaben, nachdem Sie die Adresse korrigiert haben.
- Speichern Sie die Rechnung und drucken diese erneut aus.
So gehen Sie vor, um eine bereits bezahlte Rechnung zu korrigieren:
- Überzeugen Sie sich davon, dass der Kunde die falsche Rechnung vernichtet hat.
- Öffnen Sie im Topmenü „Zahlungswesen“ --> „Zahlungseingang“.
- Geben Sie die Rechnungsnummer ein und bestätigen Sie mit der Eingabetaste.
- Ändern Sie den Status von „bezahlt“ auf „Rechnung gestellt“.
- Speichern Sie den neuen Status.
- Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor und gehen dann wie oben beschrieben vor.
- Öffnen Sie danach im Topmenü „Zahlungswesen“ --> „Zahlungseingang“
- Ändern Sie den Status von „Rechnung gestellt“ auf „bezahlt“.
*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Siehe hierzu auch:
GoBD – Bundesfinanzministerium