Rechnungen und andere Formulare per E-Mail versenden

So verschicken Sie ein Formular per E-Mail

Mit ALWIN Pro können Sie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen u.v.m. sehr leicht per E-Mail versenden, indem Sie auf das Symbol für den Versand von E-Mail klicken, welches sich in den verschiedenen Übersichtslisten wie z.B. der Kundenhistorie oder der Formularliste befindet.


Es können nur Formulare per E-Mail verschickt werden, die den Status „gedruckt“ haben und daher in ALWIN Pro immer mit einem PDF-Symbol gekennzeichnet sind.

Voraussetzung ist natürlich, dass ALWIN korrekt konfiguriert ist und Sie ein E-Mail-Programm auf Ihrem PC haben.

Als Standard E-Mail-Programm ist Outlook voreingestellt. Wenn Sie die Meldung „Outlook.exe konnte nicht gefunden werden“
angezeigt bekommen, oder Sie einen anderen Mailer verwenden – z.B. Thunderbird – muss die Konfiguration in ALWIN manuell angepasst werden.

Die Konfiguration erfolgt in ALWIN unter Einstellungen --> Firmenprofil --> E-Mail   (Dort finden Sie auch eine Kurzanleitung)

Für den Formularversand per E-Mail gibt es in ALWIN verschiedene Möglichkeiten:

Formularversand per E-Mail direkt aus dem Bearbeitungsmodus eines Formulare.

Wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Formular direkt nach der Erstellung aus
dem Bearbeitungsmodus heraus drucken und per E-Mail versenden möchten, müssen Sie den
Druckdialog aktiviert haben. Die Aktivierung erfolgt im Topmenü unter
„Einstellungen“ --> „Firmenprofil“ --> „Drucken“

Wählen Sie die Option „In der Formularmaske Druckdialog statt Direktdruck verwenden“ = Ja

Versand eines Formulars aus der Formularmaske:

  • Erstellen Sie ein neues Formular und speichern Sie das Formular
  • Klicken Sie auf „Drucken“ (Das Druckersymbol im Hauptmenü oben – NICHT Druckvorschau!)
  • Es öffnet sich der Druckdialog, klicken Sie dort auf „Drucken“, danach auf „Per E-Mail senden“
  • Bei der Option „Per E-Mail senden“ wird kein Druck ausgelöst, sondern die Datei nur als PDF angelegt und gespeichert.
  • Nun öffnet sich Ihr E-Mail Programm, die E-Mail-Adresse, persönliche Anrede und ein vordefinierter Text werden – sofern konfiguriert – automatisch in die E-Mail eingefügt.
  • Klicken Sie in der E-Mail auf „Anhang hinzufügen“. Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile, wo der Anhang eingefügt wird und wählen die Option „einfügen“.
  • Das PDF Formular wird nun als Anhang eingefügt.

Gemäß o.a. Anleitung können Sie Formulare ebenfalls aus der Kundenhistorie sowie  aus der „Formular-Liste“ per E-Mail versenden.

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