Rechnungen und andere Formulare per E-Mail versenden
So verschicken Sie ein Formular per E-Mail
Mit ALWIN Pro können Sie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen u.v.m. sehr leicht per E-Mail versenden, indem Sie auf das Symbol für den Versand von E-Mail klicken, welches sich in den verschiedenen Übersichtslisten wie z.B. der Kundenhistorie oder der Formularliste befindet.
Wir empfehlen unbedingt die Verwendung von Outlook (nicht die neue Outlook App von WIN 11), da ALWIN Pro den PDF-Anhang nur an Outlook automatisch übergeben kann. Bei allen anderen Mailprogrammen, wie z.B. Thunderbird oder Webmailern klappt der automatische Anhang i.A. leider nicht oder nicht zuverlässig. Der PDF-Anhang muss bei diesen Mailclients dann an die E-Mail manuell angefügt werden, indem man auf „Anhang hinzufügen“ geht und dann in das Eingabefeld mit der rechten Maustaste klickt und die Option „einfügen“ wählt. Eine Anleitung für den E-Mail Versand mit Thunderbird finden Sie hier.
Es können nur Formulare per E-Mail verschickt werden, die den Status „gedruckt“ haben und daher in ALWIN Pro immer mit einem PDF-Symbol gekennzeichnet sind.
Voraussetzung ist natürlich, dass ALWIN korrekt konfiguriert ist und Sie ein E-Mail-Programm auf Ihrem PC haben.
Als Standard E-Mail-Programm ist Outlook voreingestellt. Wenn Sie die Meldung „Outlook.exe konnte nicht gefunden werden“
angezeigt bekommen, oder Sie einen anderen Mailer verwenden – z.B. Thunderbird – muss die Konfiguration in ALWIN manuell angepasst werden.
Die Konfiguration erfolgt in ALWIN unter Einstellungen --> Firmenprofil --> E-Mail (Dort finden Sie auch eine Kurzanleitung)
Für den Formularversand per E-Mail gibt es in ALWIN verschiedene Möglichkeiten:
Formularversand per E-Mail direkt aus dem Bearbeitungsmodus eines Formulars.
Wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Formular direkt nach der Erstellung aus
dem Bearbeitungsmodus heraus drucken und per E-Mail versenden möchten, müssen Sie den
Druckdialog aktiviert haben. Die Aktivierung erfolgt im Topmenü unter
„Einstellungen“ --> „Firmenprofil“ --> „Drucken“
Wählen Sie die Option „In der Formularmaske Druckdialog statt Direktdruck verwenden“ = Ja
Versand eines Formulars aus der Formularmaske:
- Erstellen Sie ein neues Formular und speichern Sie das Formular
- Klicken Sie auf „Drucken“ (Das Druckersymbol im Hauptmenü oben – NICHT Druckvorschau!)
- Es öffnet sich der Druckdialog, klicken Sie dort auf „Drucken“, danach auf „Per E-Mail senden“
- Bei der Option „Per E-Mail senden“ wird kein Druck ausgelöst, sondern die Datei nur als PDF angelegt und gespeichert.
- Nun öffnet sich Ihr E-Mail Programm, die E-Mail-Adresse, persönliche Anrede und ein vordefinierter Text werden – sofern konfiguriert – automatisch in die E-Mail eingefügt.
- Klicken Sie in der E-Mail auf „Anhang hinzufügen“. Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile, wo der Anhang eingefügt wird und wählen die Option „einfügen“.
- Das PDF Formular wird als Anhang eingefügt.
Gemäß o.a. Anleitung können Sie Formulare ebenfalls aus der Kundenhistorie sowie aus der „Formular-Liste“ per E-Mail versenden.