Sammelrechnung erstellen: Anleitung, Vorteile & Fristen 2026

ALWIN Pro erstellt aus beliebig vielen offenen Lieferscheinen mit einem Klick eine Sammelrechnung. Sie sparen damit pro Abrechnung mehrere Stunden. Dieser Artikel zeigt die Praxis — nicht nur Theorie. Er erklärt die Definition, die Vorteile, die rechtlichen Fristen und den konkreten Ablauf in der Warenwirtschaft. Am Ende wissen Sie, ob die Sammelrechnung zu Ihrem Betrieb passt.

Was ist eine Sammelrechnung?

Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferscheine zu einer einzigen Rechnung zusammen. Sie bündelt alle Lieferungen an denselben Kunden in einem Zeitraum. So entsteht aus vielen Einzelbelegen ein klares Dokument. Das spart Zeit und reduziert den Buchhaltungsaufwand. Viele Betriebe beliefern ihre Kunden mehrmals pro Woche. Ohne Sammelrechnung entsteht für jede Lieferung ein eigener Beleg. Das bedeutet mehr Arbeit, mehr Porto und mehr Aufwand in der Buchhaltung. Die Sammelrechnung löst genau dieses Problem. Sie ist im Geschäftsverkehr weit verbreitet und steuerlich anerkannt.

Sammelrechnung vs. Einzelrechnung vs. Teilrechnung

	Sammelrechnung	Einzelrechnung	Teilrechnung
Was ist es?	Mehrere Lieferscheine in einer Rechnung	Eine Rechnung pro Lieferung	Rechnung für einen Teil einer Leistung
Wann sinnvoll?	Viele Lieferungen an denselben Kunden	Einzelne, klar abgegrenzte Lieferung	Große Projekte mit Etappen
Buchhaltung	Wenige Belege, klare Übersicht	Viele Belege	Mehrere Belege pro Projekt
Beispiel	Wochenbelieferung Großhandel	Einmaliger Maschinenverkauf	Monatliche Abschlagsrechnungen am Bau

Die Tabelle zeigt den Kernunterschied. Die Sammelrechnung sammelt viele Lieferungen. Die Einzelrechnung gehört zu genau einer Lieferung. Die Teilrechnung teilt eine große Leistung auf. Viele Betriebe nutzen alle drei Formen. Die Sammelrechnung ist dabei die häufigste Wahl bei Stammkunden. Wer regelmäßig beliefert, profitiert am stärksten.

Wann ist eine Sammelrechnung sinnvoll? (Beispiele)

Großhandel und Gastronomie. Sie beliefern Ihre Kunden täglich oder wöchentlich. Am Monatsende fassen Sie alle Lieferungen in einer Rechnung zusammen. Ihr Kunde erhält einen Beleg statt 20 einzelner. Das erleichtert auch die Abstimmung im Einkauf.

Dienstleister. Sie erbringen wiederkehrende Leistungen. Wartung, Beratung oder Reinigung lassen sich monatlich bündeln. Das reduziert den Schriftverkehr erheblich. Auch wiederkehrende Serviceverträge lassen sich so sauber abrechnen.

Handwerk. Sie arbeiten an einem Projekt mit mehreren Teillieferungen. Eine Sammelrechnung am Ende sorgt für Ordnung. Der Kunde sieht alle Leistungen auf einen Blick. Das vermeidet Rückfragen und stärkt das Vertrauen.

Energie und Abschlagszahlungen. Manche Branchen arbeiten mit Abschlägen. Die Sammelrechnung gleicht diese am Ende mit den tatsächlichen Leistungen ab. Das sichert die Liquidität. Der Kunde zahlt planbar und Sie behalten den Überblick.

In allen vier Fällen gilt dasselbe Prinzip. Viele kleine Belege werden zu einem klaren Dokument. Das spart Arbeit auf beiden Seiten. Entscheidend ist eine Software, die den Prozess sauber abbildet. ALWIN Pro wurde genau dafür entwickelt.

Vorteile einer Sammelrechnung

Geringerer Verwaltungsaufwand: Weniger Rechnungen bedeuten weniger Zeit für Erstellung und Versand.
Weniger Kosten: Sie sparen Porto und Druckkosten, wenn Sie viele Einzelrechnungen vermeiden.
Besserer Überblick: Ihr Kunde sieht alle Leistungen eines Zeitraums in einem Dokument.
Weniger Buchhaltungsaufwand: Wenige Sammelrechnungen statt vieler Einzelbelege buchen.
Zeitersparnis: ALWIN Pro erzeugt Sammelrechnungen auf Knopfdruck. Das spart Stunden.
Liquidität: Sie bündeln Forderungen und behalten den Überblick über offene Posten.

Wer viele Einzelrechnungen schreibt, kennt den Aufwand. Jede Rechnung will erstellt, geprüft und versendet sein. Jede braucht eine eigene Nummer und einen eigenen Beleg. Die Sammelrechnung reduziert diese Arbeit auf ein Minimum. Ihre Buchhaltung freut sich über wenige, klare Belege. Ihr Kunde schätzt den gebündelten Überblick. Das sind handfeste Vorteile im Tagesgeschäft.

Sammelrechnung und E-Rechnungspflicht: Was Sie 2026/2027/2028 beachten müssen

Die E-Rechnungspflicht betrifft jedes B2B-Unternehmen in Deutschland. Die Fristen sind klar geregelt:

Frist	Pflicht	Betroffen
Seit 01.01.2025	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten	alle inländischen B2B-Unternehmen
Ab 01.01.2027	E-Rechnungen ausstellen (Versand)	Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz
Ab 01.01.2028	E-Rechnungen ausstellen (Versand)	alle übrigen Unternehmen

ZUGFeRD und XRechnung sind die maßgeblichen Formate in Deutschland. XRechnung ist reine XML. ZUGFeRD kombiniert PDF mit XML. ALWIN Pro unterstützt beide Formate. Sie erstellen Ihre Sammelrechnung also heute schon E-Rechnungs-fähig. Das macht Sie fit für 2027 und 2028.

Was bedeutet das konkret für Sie? Viele Unternehmen warten noch ab. Dabei ist die Umstellung einfacher als gedacht. Eine Warenwirtschaft mit E-Rechnungs-Funktion übernimmt die Arbeit. Sie müssen keine Formate kennen. Die Software erzeugt die richtige Datei. Das gilt auch für Sammelrechnungen. Sie bündeln viele Lieferscheine und versenden das Ergebnis als E-Rechnung. Genau dafür ist ALWIN Pro gebaut.

So erstellen Sie mit ALWIN Pro eine Sammelrechnung

Lieferscheine erstellen: Erfassen Sie Ihre Lieferungen wie gewohnt im Programm.
Kundendatensatz öffnen: Suchen Sie den Kunden, dem Sie alle Lieferungen zusammenstellen möchten.
Reiter „Sammel/Schluss RE“ wählen: Dieser Menüpunkt bündelt die offenen Lieferscheine.
Offene Lieferscheine prüfen: ALWIN Pro zeigt alle offenen Belege des Kunden an.
Lieferscheine zusammenfassen: Wählen Sie die gewünschten Belege aus und fassen Sie sie zusammen.
Rechnung drucken oder per E-Mail versenden: Die fertige Sammelrechnung geht direkt an Ihren Kunden.
Optional als E-Rechnung versenden: Nutzen Sie ZUGFeRD oder XRechnung für den elektronischen Versand.

Der Ablauf dauert nur wenige Minuten. Sie müssen keinen Beleg manuell übertragen. ALWIN Pro übernimmt die Positionen aus den Lieferscheinen. Auch die Rechnungsnummer vergibt das Programm automatisch. So entsteht eine lückenlose Kette vom Auftrag bis zur Zahlung. Der Hilfetext und ein Video zeigen jeden Schritt im Detail. Beides ist direkt im Programm und auf der Website verlinkt.

Sammelrechnung erstellen: Häufige Fragen (FAQ)

Darf ich eine Sammelrechnung ohne Lieferschein erstellen?

Ja, in vielen Fällen ist das möglich. Die Rechnung muss die Leistung aber eindeutig bezeichnen. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater. Bei ALWIN Pro gehören Lieferschein und Sammelrechnung zusammen. Das Programm führt sauber vom Beleg zur Rechnung.

Ist eine Sammelrechnung als E-Rechnung möglich?

Ja. ALWIN Pro unterstützt ZUGFeRD und XRechnung. Damit ist Ihre Sammelrechnung ab 2027/2028 konform. Sie erstellen das Dokument einmal und versenden es wahlweise als PDF oder E-Rechnung.

Brauche ich Internet für ALWIN Pro?

Nein. ALWIN Pro läuft als Einzelplatz-Version, im Netzwerk oder in der Cloud. Sie wählen die passende Variante. Auch ohne dauerhafte Internetverbindung arbeiten Sie zuverlässig weiter.

Wie viele Lieferscheine kann ich zusammenfassen?

Beliebig viele. ALWIN Pro bündelt alle offenen Lieferscheine eines Kunden zu einer Sammelrechnung. Auch über einen langen Zeitraum hinweg. Sie entscheiden, welche Belege in die Rechnung fließen.

Was kostet ALWIN Pro?

ALWIN Pro ist eine Jahreslizenz (Laufzeit 1 Jahr, verlängerbar) — kein monatliches Abo und kein Einmal-Kauf-Preis. Die Preise beginnen bei 299,00 Euro pro Jahr (Jahreslizenz) für die Basic-Version. XL und XXL erweitern den Funktionsumfang. Alle Preise finden Sie auf der Website.

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