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Sammelrechnungen mit dem Rechnungsprogramm ALWIN Pro erstellen

Mit ALWIN Pro erstellen Sie in Sekunden eine Sammelrechnung aus einer beliebigen Anzahl von Lieferscheinen.

Als Sammelrechnung bezeichnet man eine Rechnung, der verschiedene Warenlieferungen oder Dienstleistungen zugrunde liegen. Werden in einem vereinbarten Zeitraum (z. B. einer Woche, einem Monat) mehrere Lieferungen durchgeführt oder Arbeiten ausgeführt, so können diese in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Zweckmäßig ist es, wenn jede Lieferung oder Dienstleistung durch einen Lieferschein dokumentiert ist.

Dass  die Abrechnung mehrerer Geschäftsvorfälle in einer Sammelrechnung ordnungsgemäß ist, stellte das Bundesministerium der Finanzen bereits in der Richtlinie 2001/115/EG GZ: IV B 7 - S 7280 - 19/04 vom 29. Januar 2004 klar. Im Originaltext heißt es (Zitat):
"Für mehrere getrennte Lieferungen von Gegenständen oder mehrere Dienstleistungen kann periodisch  (z. B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden."

Welche Vorteile bieten Sammelrechnungen?

Mehrere Aufträge und Lieferscheine in einer Rechnung zusammenzufassen bietet sich immer dann an, wenn Sie für einzelne Kunden über einen längeren Zeitraum hinweg regelmäßig Leistungen erbringen oder Lieferungen durchführen und diese periodisch abrechnen möchten.

Sammelrechnungen können Ihrem Betrieb - neben Kostenvorteilen durch weniger Zahlungs- und Buchungsvorgänge - auch eine erhebliche Zeitersparnis verschaffen. Werden viele Geschäftsvorfälle gesammelt in Rechnung gestellt und vom Kunden beglichen, fallen deutlich weniger Kontobewegungen an. Hinzu kommt die Kostenersparnis für die Zustellung der Rechnungen per Post.

Wie erstelle ich am besten Sammelrechnungen?

Es kann sehr mühsam und zeitaufwendig sein, "von Hand" eine Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen zu erstellen. Mit einem Rechnungsprogramm oder Warenwirtschaftssystem, welches über die Funktion "Sammelrechnung erstellen" verfügt, erstellen Sie eine Sammelrechnung aus beliebig vielen Lieferscheinen mit wenigen Mausklicks. Wenn Ihr Rechnungsprogramm nicht über die Funktion "Sammelrechnung erstellen" verfügt, kann es sich für Sie lohnen auf ein Rechnungsprogramm umzusteigen, welches Sammelrechnungen erstellen kann - am besten vollautomatisch. Wenn Sie häufig Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen zu erstellen haben, kann Ihnen die automatisierte Erstellung von Sammelrechnungen sehr viel Zeit einsparen.

Welches Rechnungsprogramm kann automatisiert Sammelrechnungen erstellen?

Es gibt eine sehr große Anzahl von Rechnungsprogrammen auf dem Markt, doch nur wenige Rechnungsprogramme können auch Sammelrechnungen erstellen. Das Warenwirtschaftssystem ALWIN Pro, welches natürlich ein Rechnungsprogramm beinhaltet, verfügt über das Leistungsmerkmal "Sammelrechnung erstellen". Mit wenigen Mausklicks erstellen Sie für einen oder mehrere Kunden Sammelrechnungen, denen beliebig viele Lieferscheine zugrunde liegen können.

Anwendungsfelder für Sammelrechnungen

In der Praxis hat es sich bewährt Sammelrechnungen immer dann einzusetzen, wenn Lieferungen an Kunden mit einer gewissen Regelmäßigkeit erfolgen und es für beide Geschäftspartner kostengünstig und effizient ist, die verschiedenen Geschäftsvorfälle in einer Sammelrechnung zusammenzufassen und abzurechnen.

Beispiel:

Sie sind Großhändler beliefern Ihre Kunden täglich oder wöchentlich und erstellt hierfür Lieferscheine. Die Abrechnung der Lieferungen soll monatlich erfolgen. Die Sammelrechnung bietet sich in diesem Fall für die Abrechnung besonders an. Mit ALWIN Pro erstellen Sie Sammelrechnungen in wenigen Sekunden. 

So erstellen Sie mit ALWIN Pro eine Sammelrechnung:

Öffnen Sie einen Kundendatensatz und klicken Sie auf den Reiter "Historie". In der "Kundenhistorie klicken Sie unten auf den Button "Sammelrechnung". Alle offenen Lieferscheine, für die noch keine Rechnung erstellt wurde, werden Ihnen nun angezeigt und können mit einem Mausklick zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dabei werden automatisch alle relevanten Daten wie z. B. die Lieferscheinnummer und das Lieferdatum ein das Rechnungsformular eingefügt. Alle gelieferten Waren und/oder ausgeführten Dienstleistungen werden in der Sammelrechnung ebenfalls automatisch aufgelistet.

Automatischer Ausdruck aller Sammelrechnungen eines Zeitraums.

Für Firmen, die mehreren oder sogar sehr vielen Kunden Sammelrechnungen stellen und diese automatisch ausdrucken möchten, gibt es seit April 2018 in ALWIN Pro eine neue Power-Funktion: die Erstellung von Sammelrechnungen als Stapelverarbeitung.

Alle offenen Lieferscheine für eine beliebige Anzahl von Kunden können per Knopfdruck automatisch in Sammelrechnungen zusammengefasst und ausgedruckt werden.

Mehr Informationen über das Warenwirtschaftssystem ALWIN pro erhalten Sie hier.

 

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