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FAQ - Warenwirtschaft ALWIN



Allgemeine Fragen

ALWIN neu installieren oder auf einen neuen PC übertragen

Sie können Ihre lizenzierte Version ALWIN Installation inkl. Daten auf einen neuen PC übertragen.

Die Voraussetzung hierfür ist, dass auf beiden PC die jeweils aktuelle ALWIN Version installiert ist..
Die aktuelle ALWIN Version können Sie hier herunterladen.

  1. Überprüfen Sie auf dem Alt-PC Ihre Versionsummer im Top-Menü unter "Hilfe" --> "Über"
  2. Falls Sie eine veraltete Version nutzen, führen Sie ein Update durch
    Wenn Sie eine Software Flatrate gebucht haben, ist das Update für Sie kostenlos.
    Sie können ggfls. hier eine Software Flatrate buchen oder ein einzelnes Update erwerben.
  3. Installieren Sie die aktuelle von ALWIN auf dem neuen PC
  4. Registrieren Sie die ALWIN Installation des neuen PC: "Hilfe" -->"Registrieren"
  5. Führen Sie eine Datensicherung auf dem alten PC durch
  6. Starten Sie ALWIN auf dem neuen PC
  7. Registrieren Sie A&L über "Hilfe" --> "Aktivieren"
  8. Kopieren Sie folgende Dateienbzw. Ordner in die entsprechenden Ordner auf dem neuen PC:
    - die Datensicherung ( das gesamte Verzeichnis "c:\alwin6\backup" )
    Importieren Sie die Datensicherung in die Neuinstallation über
    "Datei" --> "Datensicherung" --> "Wiederherstellen"
  9. Überprüfen Sie, ob alles einwandfrei läuft, bevor Sie ALWIN auf dem alten PC deinstallieren.

Nachdem die Lizenz auf den neuen PC übertragen wurde, verliert die Lizenz auf dem alten PC ihre Gültigkeit und darf nicht mehr verwendet werden.

Falls Sie Hilfe benötigen, steht Ihnen der BalticSoft Support gerne zur Verfügung. Bitte haben

Der Support ist für Kunden mit Bronze-, Silber- oder Gold-Lizenz kostenlos.

Ist ALWIN für die Schweiz und Österreich geeignet?

Die ALWIN Warenwirtschaft wird von vielen Firmen in Österreich und der Schweiz (sowie in anderen europäischen Ländern) seit Jahren erfolgreich eingesetzt.

ALWIN kann 4 verschiedene Mehrwertsteuersätze verwalten, die individuell eingestellt werden können unter "Einstellungen" --> "Steuersätze" (im Top-Menü)

 

Ist ALWIN Pro auch eine Cloudlösung ?

 Ja. Die moderne Softwarearchitektur erlaubt den Betrieb von ALWIN Pro sowohl auf einem lokalen Einzel-PC, einem lokalen Netzwerk und auf einem Cloudserver - der ALWIN Pro Cloud.

Wenn Ihr Warenwirtschaftssystem in einer sicheren und leistungsfähigen Cloudserver-Umgebung laufen soll, sind Sie bei BalticSoft genau richtig.

Wir richten die perfekt auf Ihre Betriebsgröße zugeschnittene Cloudösung für Ihre ALWIN Warenwirtschaft kostenlos für Sie ein. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern und können sofort loslegen.

Informationen und Preise zu der ALWIN Pro Cloudlösung finden Sie in unserem Online-Shop oder auf unserer Themenseite

ALWIN - Warenwirtschaft in der Cloud

 

Ist ALWIN Pro mandantenfähig

Ja, die Pro-Version ist mandantenfähig. Es können beliebig viel Mandanten erstellt werden.


Die Mandantenfähigkeit wird vom BalticSoft Support nach der Beauftragung für Sie eingerichtet.
Für Kunden ab Wartungsvertrag "Silber" ist dies kostenlos.

Muss ich für ALWIN regelmäßig Updates kaufen?

Wenn Sie ALWIN Pro gekauft haben, besteht seitens BalticSoft für Sie keinerlei Verpflichtung Updates zu kaufen.

Ein professionelles Warenwirtschaftssystem wie ALWIN Pro ist ein Kernstück  der betrieblichen Buchführung und sollte daher aktuell, betriebsbereit
und rechtssicher sein.

Die PC Welt entwickelt sich - wie jeder Computernutzer aus eigener Erfahrung weiß - mit großer Geschwindigkeit
weiter. In immer kürzeren Abständen kommen z.B. neue Versionen oder Updates des Windows Betriebssystems oder
neue Drucker auf den Markt. Da diese Komponenten sehr eng mit ALWIN Pro kooperieren, muss auch ALWIN
kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Sie entscheiden in jedem Fall selbst, ob Sie z.B. ein günstiges Software-Abo für die automatische Zusendung
aktueller Updates abschließen, ein einzelnes Update kaufen oder mit der vorhandenen Version ohne Updates
weiterarbeiten möchten.

Was ist der Unterschied von ALWIN Free und ALWIN Pro?

Warum ist "ALWIN Free" als kostenlos?

Es ist uns sehr wichtig, dass Sie sich schon vor dem Kauf vom Leistungsumfang  unseres Warenwirtschaftssystems  und seiner leichten Bedienbarkeit überzeugen können. Das geht am Besten, wenn Sie alle Funktionen im "Echtbetrieb" nutzen und auf Herz und Nieren ausprobieren können.

Unser Ziel ist es, dass Sie ALWIN viele Jahre erfolgreich in Ihrem Betrieb einsetzen.

Außerdem verzichten viele Startups, Kleinstbetriebe, nebenberuflich Gewerbetreibende oft aus Kostengründen auf die Anschaffung eines professionellen Warenwirtschaftssystems und erledigen die Büroarbeit mühsam und zeitaufwendig mit Hilfe einer Textverarbeitung und/oder Tabellenkalkulation.

Diesen Betrieben stellen wir mit ALWIN Startup eine professionelle Software kostenlos zur Verfügung. Wenn der Betrieb dann wächst und/oder mehr Leistung bzw. zusätzlichen Support benötigt, bieten wir schon für wenige EUR im Monat entsprechende Service-Pakete an, die sich jede Firma leisten kann.  Ein Service-Paket ab "Bronze" beinhaltet jeweils 1 kostenlose ALWIN Pro Lizenz mit zusätzlichem Funktionsumfang.

Was ist der Unterschied von ALWIN Free, Pro, Net und Cloud ?

Hier gelangen Sie zum Produktvergleich.

Für ALWIN Pro, ALWIN Net und ALWIN Cloud bieten wir umfangreiche Service-Pakete an, die Ihrem Betrieb den perfekten Service und größtmögliche Zuverlässigkeit bieten. Diese Pakete sind individuell konfigurierbar und richten sich ganz nach Ihren betrieblichen Anforderungen. Kostenlose Updates sind in jedem Service-Paket enthalten.

ALWIN Pro, ALWIN Net und ALWIN Cloud beinhalten Funktionen, die für ALWIN Startup nicht erhältlich sind.

Das kostenlose ALWIN Startup beinhaltet keinen kostenlosen Service und Support. Updates sind für 90 Tage ebenfalls kostenlos. Bei

Die Funktions- und Supportunterschiede finden Sie in unserer Funktionsübersicht.


Wenn Sie eine kostenlose Startup-Lizenz verwenden und sich später für eine Pro-, Cloud-  oder Net-Version entscheiden, erfolgt die Freischaltung der Software mit Hilfe eines Lizenzschlüssels, den Sie von uns erhalten. Nach der Freischaltung ist ALWIN für Sie selbstverständlich weiterhin zeitlich unbegrenzt nutzbar.

Alle eingegebenen Daten können von der Pro- oder Net-Version vollständig übernommen werden.

Es ist uns sehr wichtig, dass Sie schon vor dem Kauf der Pro-Version von AUFTRAG & LAGER überzeugt sind.
Unser Ziel ist es, dass Sie ALWIN  viele Jahre erfolgreich in Ihrem Betrieb einsetzen.

Um dieses Ziel zu erreichen, steht Ihnen als Interessent der Pro-Version schon in der Testphase unser Telefonsupport kostenlos zur Verfügung.

Die Installation und Nutzung erfolgt auf eigenes Risiko.

Wenn Sie Fragen zur Startup-, Pro- oder Net-Version zur ALWIN Pro Warenwirtschaft haben,  zögern Sie bitte nicht, sich direkt an unseren Support zu wenden.

Wir sind gerne für Sie da!

Wie kann ich ALWIN aktivieren ?

 

  1. Starten Sie Auftrag & Lager
  2. Klicken Sie im Top-Menü auf "Hilfe"-->"ALWIN aktivieren"
  3. Ihr Internetbrowser öffnet die Registrierungsseite
  4. Geben Sie Ihre Daten ein und schließen Sie die Aktivierung ab.

 


Artikel suchen, finden und bearbeiten

Artikel mit Seriennummer verwalten

Bei höherwertigen Produkten ist es oft erforderlich, dem verkauften Artikel eine Seriennummer hinzuzufügen.

Um Artikel mit einer Seriennummer zu verkaufen und diese zu einem späteren Zeitpunkt - z.B. bei einem Garantiefall - mit Datum des Verkaufs und dem zugehörigen Formular sowie dem Kunden zu ermitteln, gehen Sie wie folgt vor:

  • Beim Verkauf oder der Auslieferung des Artikels tragen Sie im Lieferschein- oder der Rechnung in das Feld "Artikelinfo" die Seriennummer des Artikels ein.
  • Die Seriennummer wird dann sowohl im Formular ausgedruckt als auch in der Datenbank gespeichert.
  • Um nun zu ermitteln, wann dieses Produkt verkauft wurde, gehen Sie in das Menü "Formulare" und klicken auf die Lupe (Suchfunktion) für das Feld "Formular Nr."
  • Wählen Sie die Option "Suche nach Text", geben Sie in das Suchfeld die Seriennummer ein und klicken auf "suchen".
  • Es erscheint eine Liste aller Formulare des gewählten Formulartyps, die diese Seriennummer enthalten.

Tipp:

Mit der Suche nach "Text" können Sie nach beliebigen Informationen suchen, also z.B. auch nach einer Detailinformation, die Sie manuell bei einem Formular hinzugefügt haben. Die Suchgeschwindigkeit ist bei der Volltextsuche neben der Leistung Ihres PC auch von der Größe des Datenbestandes abhängig.

 

Import von Artikeldaten aus Excel- und CSV-Dateien

Der Import von Excel-Dateien ist nicht direkt möglich. Excel Dateien müssen zuerst mit Excel oder Open Office als CSV Datei exportiert werden.

Aufbau einer CSV-Datei mit Beispieldaten:

ArtNr;Art.Gruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Geloescht;Bestand;Min.Best;Lagerort;Bemerkung
1001;1;1001;Testartikel 1001;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1001;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 1
1002;1;1002;Testartikel 1002;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1002;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 2
1003;1;1003;Testartikel 1003;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1003;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 3
1004;1;1004;Testartikel 1004;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1004;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 4

  • In der ersten Zeile der Datei steht die Feldbeschreibung, die nicht importiert wird
  • Unbedingt die Reihenfolge der Felder - wie im Beispiel gezeigt - einhalten
  • Pro Zeile exakt 1 Datensatz mit allen Feldern des Datensatzes
  • Neue Zeile = neuer Datensatz
  • Es müssen exakt 15 Felder sein, in jedem Datensatz, auch wenn einzelne Felder ohne Inhalt sind
  • Felder ohne Wert (im Beispiel die Felder "gelöscht" und "EAN") bleiben leer,
    die Feldtrenner ";;" müssen jedoch vorhanden sein

Der BalticSoft Support kann für Sie den Import von Artikeln, Kunden und Lieferanten aus einer Excel oder CSV Datei durchführen. Gerne machen wir Ihnen ein konkretes Angebot.

Pflichtfelder sind: Artikelnummer und Bezeichnung ( die restlichen Felder können leer bleiben ).

Schnittstellenbeschreibung der ASCII-Schnittstellen:

Artikel
=======
ArtNr;ArtGruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;
EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Gelöscht;Bestand;Mindestbestand;Lagerort Kunden ====== Knr;Firma;Vorname;Nachname;Geschlecht;Adressfeld;Adressfeld_2;
Adressfeld_3;Strasse;Plz;Ort;Land_ISO;Fon;Mobil;Fax;Email;DATEV_Konto;
Bank;BLZ;Konto;IBAN;BIC;Kontoinhaber;UStId-Nr Lieferanten =========== LieferantID;Firma;Vorname;Nachname;Geschlecht;Adressfeld;Adressfeld_2;
Adressfeld_3;Strasse;Plz;Ort;Land_ISO;Fon;Mobil;Fax;Email;DATEV_Konto;
Bank;BLZ;Konto;IBAN;BIC;Kontoinhaber;UStId-Nr;Eigene_Knr

Wie kann ich einen Artikel löschen ?

Eine "normale" Löschfunktion für Artikel gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Artikel meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Artikel mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich. Es ist daher nicht wirklich sinnvoll Artikel zu löschen.

Lösung:
Setzen Sie im Artikeldatensatz den "Artikelstatus" auf "gelöscht". Der Artikel wird dann zwar als "gelöscht" markiert, aber nicht physikalisch aus der Datenbank entfernt. Wenn Ihre als "gelöscht" markierten Artikel bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Gelöschte Artikel anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Artikel jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.


Einstellungen allgemein

ALWIN-Benutzer einrichten und Rechte verwalten

Sie können beliebig viele Benutzer mit eigenem Login und unterschiedlichen Rechten anlegen.

Bitte beachten Sie:

Nur Benutzer mit dem Status "Inhaber" bzw. "Geschäftsführung" haben alle Rechte, d.h. sie dürfen alle Programmfunktionen ausführen oder neue Benutzer anlegen.

Wenn Sie die Meldung bekommen, sie hätten nicht die erforderlichen Rechte, loggen Sie sich bei ALWIN mit einem Benutzer ein, der den Status "Inhaber" bzw. "Geschäftsführung" hat.

Grundeinstellung:

Nach der Installation gibt den  ALWIN Benutzer mit dem Namen "user" und dem Passwort "passwort". Dieser Benutzer hat den Status "Inhaber". Bitte sorgen Sie dafür, dass es immer mind. einen Benutzer gibt, der den Status "Inhaber" bzw. "Geschäftsführung" hat und dass der ALWIN Administrator die Zugangsdaten kennt.

Gehen Sie im ALWIN Top-Menür auf "Einstellungen" --> "Benutzer"

  • Neuen Benutzer anlegen:
    Füllen Sie alle Felder und ordnen den neuen Benutzer dann einer Benutzergruppe zu. Die Gruppen "Inhaber" und "Geschäftsführung" haben die höchsten Level, die Gruppe "Benutzer" das niedrigste (siehe hierzu "Einstellungen" -> "Benutzergruppen")
  • Die Felder Anrede, Vorname, Name:
    Diese Felder werden in einem Formuar bei "Bearbeitet von" eingetragen.

    ACHTUNG !

    Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass es immer mindestens einen Benutzer mit Zugriffslevel 990 oder 998 (Geschäftsführung oder Inhaber) gibt, der alle Rechte hat und Sie dessen Login kennen, damit Sie auf alle Bereiche von ALWIN zugreifen können.
  • Vorhandenen Benutzer ändern:
    Sie können alle Daten eines Benutzers ändern.

Ausdruck der Bankverbindung auf Formularen einstellen.

Unter  "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Fußzeilen"
stehen Ihnen 5 Felder für Formulare zur Verfügung, u.a. um die Bankverbindung und andere Informationen automatisch in die Rechnungen, Angebote und andere Formulare eindrucken zu lassen.

Kann man in ALWIN die Währung ändern?

 

Die Währung, mit der Sie in der ALWIN Warenwirtschaft fakturieren wollen, stellen Sie im Topmenü ein unter:


"Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Einstellungen"


Tragen Sie in das Feld "Währungskürzel (EUR/USD/etc.)" das jeweilige Währungskürzel Ihres Landes ein und speichern Sie die Einstellung.

Beispiel Schweiz:
Das internationale Währungskürzel nach ISO-4217 lautet CHF.
Wenn Sie dies wünschen, können Sie aber auch SFR verwenden.

 

Kann man mit ALWIN mehrere Währungen verwalten?

Sie können ein beliebiges Währungskürzel (EUR, CHF, USD) einstellen, aber es sollte grundsätzlich nur eine Währung verwendet werden.

Wie kann ich den Mehrwertsteuersatz für mein Land einstellen?

Bei der Auslieferung sind in der ALWIN Warenwirtschaft die derzeit in Deutschland gültigen Mehrwertsteuersätze voreingestellt.
ALWIN kann bis zu 4 verschiedene Mehrwertsteuersätze verwalten.

Jedes Land hat i.A. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze.

Die Mehrwertsteuersätze können Sie jederzeit selbst verändern, um diese nzum Beispiel für das Land in dem Sie fakturieren anzupassen.

Im Topmenü können Sie unter "Einstellungen"-->"Steuersätze"
ie für Ihr Land aktuell gültigen Steuersätze eingeben, nach Bedarf ändern und speichern.

 


Formulargestaltung & Briefkopf

Warum wird mein Firmenlogo nicht gedruckt?

Wenn Ihr Firmenloge nicht mitgedruckt wird, liegt es i.A. an einer fehlerhaften Einstellung.

Bitte überprüfen Sie in ALWIN folgende Einstellungen:

  1. Die Datei mit Ihrem Briefkopf (Logo) muss sich im Verzeichnis C:\ALWIN6\ALWIN\USER befinden.
  2. Die Datei muss im JPG Format vorhanden sein (nicht JPEG, GIF, PNG o.ä.)
  3. Am Besten benennen Sie die Datei folgendermaßen: logo.jpg
  4. Unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Briefkopf" muss die Datei in das Feld "Dateiname" eingetragen sein, und zwar genau in derselben Schreibweise ( unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung achten ).
  5. Unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Drucken" muss die Option "Druck auf Briefpapier" deaktiviert sein.

Achtung, Windows!

Bei vielen WIN Installationen ist die Standardeinstellung im Explorer:
"Erweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden."

Ob das bei Ihnen der Fall ist, können Sie ganz leicht überprüfen, in dem Sie im Verzeichnis
C:\ALWIN6\ALWIN\USER nachschauen, ob Ihnen die dort angezeigte Config-Datei als
"config.ini" oder nur als "config" angezeigt wird.

Wenn Ihre Logo-Datei dennoch als "logo.jpg" angezeigt wird, heißt sie in Wirklichkeit logo.jpg.jpg,
( weil WIN bei Ihnen die Dateiendung ja ausblendet ). Mit logo.jpg.jpg kann ALWIN aber nichts anfangen.

Ist dies der Fall, empfehlen wir Ihnen, diese Einstellung zu ändern, so dass der Dateiname
vollständig angezeigt wird, also z.B. config.ini.

Ändern Sie dann den Dateinamen von "logo.jpg.jpg" in "logo.jpg" - jetzt sollte es funktionieren.

Je nach Windows Version finden Sie die Einstellung im Explorer. Bei WIN 7 z.B. unter
"Organisieren"  --> "Ordner- und Suchoptionen" "Ansicht".

Wie kann ich einen individuellen Briefkopf mit Firmenlogo einstellen?

So erstellen Sie in der ALWIN Warenwirtschaft einen individuellen Briefkopf mit Ihrem Firmelogo.

Wenn Sie eine Grafik ( JPG-Datei ) als Logo in den Briefkopf einfügen möchten, muss sich diese Datei im Verzeichnis C:\ALWIN6\ALWIN\USER befinden.

Tipp:

Sie können eine kleine Grafik - z.B. für den Briefkopf - verwenden, oder auch eine große Grafik in A4 Größe hinterlegen, wo z.B. auch der Seitenfuß grafische Elemente und Informationen beinhaltet.

Beispiel einer A4 Grafik:

logo

  1.  Die Datei mit Ihrem Briefkopf (Logo) muss sich im Verzeichnis C:\ALWIN6\ALWIN\USER befinden.
  2.  Die Datei muss im JPG Format vorhanden sein ( nicht JPEG )
  3.  Am besten benennen Sie die Datei folgendermaßen: logo.jpg
  4.  Unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Briefkopf" muss die Datei in das Feld "Dateiname" eingetragen sein, und zwar genau in der selben Schreibweise ( unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung achten ).
  5.  Unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Drucken" muss die Option "Druck auf Briefpapier" deaktiviert sein.

Tipp:
Bei vielen WIN Installationen ist die Standardeinstellung im Explorer:
"Erweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden."

Ob das bei Ihnen der Fall ist, können Sie ganz leicht überprüfen, in dem Sie im Verzeichnis
C:\ALWIN6\ALWIN\USER nachschauen, ob Ihnen die dort angezeigte Config-Datei als
"config.ini" oder nur als "config" angezeigt wird.

Wenn Ihre Logo-Datei dennoch als "logo.jpg" angezeigt wird, heißt sie in Wirklichkeit logo.jpg.jpg,
( weil WIN bei Ihnen die Dateiendung ja ausblendet ). Mit logo.jpg.jpg kann ALWIN aber nichts anfangen.

Ist dies der Fall, empfehlen wir Ihnen, diese Einstellung zu ändern, sodass der Dateiname
vollständig angezeigt wird, also z.B. config.ini.

Ändern Sie dann den Dateinamen von "logo.jpg.jpg" in "logo.jpg" - jetzt sollte es funktionieren.

Je nach Windows Version finden Sie die Einstellung im Explorer. Bei WIN 7 z.B. unter
"Organisieren"  >> "Ordner- und Suchoptionen" >> "Ansicht".

Wie kann man die Spaltenbreite in Formularen einstellen?

Diese Einstellungen können Sie unter
"Einstellungen" --> "Firmenprofil" --> "Drucken" im Bereich "Spaltenbreiten"
verändern. Die Einstellungen gelten sowohl für Listen als auch für Formulare.

Wichtig:
Wenn Sie z.B. das Feld "Art-Nr." um 5 erhöhen, müssen Sie ein anderes Feld, z.B. "Bezeichnung" entsprechend um 5 verkürzen. Ansonsten passt der Ausdruck nicht mehr.

 


Formularversand per E-Mail

Rechnung, Angebot oder andere Formulare E-Mail versenden

Mit ALWIN können Sie Rechnungen, Angebot, Auftragsbestätigungen uvm. sehr leicht per E-Mail versenden.

Voraussetzung ist natürlich, dass ALWIN korrekt konfiguriert ist und Sie ein E-Mail Programm auf Ihrem PC haben.

Als Standard E-Mail Programm ist Outlook voreingestellt. Wenn Sie die Meldung "Outlook.exe konnte nicht gefunden werden"
angezeigt bekommen, oder Sie einen anderen Mailer verwenden - z.B. Thunderbird - muss die Konfiguration in ALWIN manuell angepasst werden.

 

 

 

Die Konfiguration erfolgt in ALWIN unter Einstellungen --> Firmenprofil --> E-Mail   (Dort finden Sie auch eine Kurzanleitung)

Für den Formularversand per E-Mail gibt es in ALWIN verschiedene Möglichkeiten:

Formularversand per E-Mail direkt aus dem Bearbeitungsmodus eines Formulare.

Wenn Sie ein Angebot, eine Rechnung oder ein anderes Formular direkt nach der Erstellung aus
dem Bearbeitungsmodus heraus drucken und per E-Mail versenden möchten, müssen Sie den
Druckdialog aktiviert haben. Die Aktivierung erfolgt im Topmenü unter
"Einstellungen" --> "Firmenprofil" --> "Drucken"

Wählen Sie die Option "In der Formularmaske Druckdialog statt Direktdruck verwenden" = Ja

Versand eines Formulars aus der Formularmaske:

  • Erstellen Sie ein neues Formular und speichern Sie das Formular

  • Klicken Sie auf "Drucken" ( Das Druckersymbol im Hauptmenü oben - NICHT Druckvorschau!)

  • Es öffnet sich der Druckdialog, klicken Sie dort auf "Drucken", danach auf "Per E-Mail senden"

  • Nun öffnet sich Ihr E-Mail Programm, die E-Mail Adresse, persönliche Anrede und ein vordefinierter Text werden - sofern konfiguriert - automatisch in die E-Mail eingefügt.

  • Klicken Sie in der E-Mail auf "Anhang hinzufügen". Dort klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Zeile, wo der Anhang eingefügt wird und wählen die Option "einfügen".

  • Das PDF Formular wird nun als Anhang eingefügt.

Gemäß o.a. Anleitung können Sie Formulare ebenfalls aus der Kundenhistorie sowie  aus der "Heute-Liste" per E-Mail versenden.

 

 

 




Formulare allgemein

Darf man eine geschriebene Rechnung später ändern?

Die Änderung einer Rechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) nur dann erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist. Es ist also z.B. erlaubt eine falsche Liefer- oder Rechnungsadresse, der Bankverbindung sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessener Hinweise und wichtiger Informationen wie z.B. des Lieferzeitpunktes. MIt "Änderung" ist in diesem Fall also z.B. eine Berichtigung bzw. Ergänzung gemeint.

Fazit: wenn eine notwendige Angabe falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung korrigiert werden.

Beispiel:

Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung per Post geschickt, diese konnte jedoch nicht zugestellt werden, da Ihr Kunde eine neue Adresse hat. Sie können nun mit ALWIN die gedruckte und unbezahlte Rechnung "wieder öffnen" und die korrekte Adresse des Kunden eintragen.

So gehen Sie vor, um eine gedruckte Rechnung zu korrigieren:

  • Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor.
  • Klicken Sie auf das grüne Symbol neben "Staus: Gedruckt".
  • Die Rechnung wird nun wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.
  • Speichern Sie die Rechnung und drucken diese erneut aus.


 

Kann ich eine bereits gedruckte Rechnung bearbeiten?

Ja, Sie können mit ALWIN Pro eine fehlerhafte Rechnung korrigieren. Bitte beachten hierbei Sie aber die GoDB*.

Wenn eine Rechnung gedruckt wurde ist diese gesperrt. Dies dient in erster Linie dazu, Fehlbuchungen vorzubeugen. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen eine (fehlerhafte) gedruckte Rechnung jedoch erneut bearbeiten, sofern diese nicht bereits als "bezahlt" verbucht wurde.

Hierzu öffnen Sie die Rechnung, z.B. über die "Heute" Funktion und klicken auf das grüne Symbol (Formular wieder öffnen) in der Rechnungsmaske rechts neben "Status: Gedruckt".
Die Rechnung wird nun wieder geöffnet. Sie können die Rechnung korrigieren, speichern und neu drucken.

Hinweis:
Wenn Sie eine Rechnung, die bereits als "bezahlt" verbucht worden ist, wieder öffnen wollen, müssen Sie zuvor unter "Zahlungseingang" den Rechnungsstatus auf "offen" zurücksetzen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Rechnungsdaten noch nicht an eine Finanzbuchhaltung übergeben wurden und der erste Ausdruck vernichtet wird.


 

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

Kann ich in einer Rechnung Text zwischen die Artikel einfügen?

Um zwischen 2 Artikelpositionen Text einzufügen, steht Ihnen in allen Formularen das Feld "Artikelinfo" (das ist die Langbeschreibung des Artikels) zur Verfügung.
Hier können Sie einen beliebig langen Text eingeben.

Leerzeilen fügen Sie durch Eingabe von #n# oder der Entertaste ein.

Kann man Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. löschen?

Nein, es ist gemäß den GoBD* nicht zulässig eine Rechnung zu löschen.

Der korrekte Weg ist, die Rechnung zu stornieren.

TIPP:

Wenn Sie versehentlich eine fehlerhafte Rechnung geschrieben haben, die eigentlich für einen anderen Kunden bestimmt oder unvollständig war, kann diese Rechnung (oder Lieferschein Angebot etc.) erneut geöffnet werden, sofern die Rechnung noch nicht geschlossen (d. h. gedruckt wurde). Ob eine Rechnung schon gedruckt wurde, sehen Sie am Status der Rechnung, der Ihnen im Rechnungsformular oder einer der Übersichtslisten ("Heute-Liste", "Kundenhistorie") angezeigt wird.

Status 1: NEU = Rechnung wurde bisher weder gespeichert noch gedruckt.

Status 2: Ungedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, aber bisher noch nicht gedruckt.

Status 3: Gedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, über die reguläre ALWIN Druckfunktion gedruckt und abgeschlossen.

TIPP:

Wenn Sie sich die Rechnung vor dem abschließenden Ausdruck anschauen und/oder einen Probedruck durchführen möchten, benutzen Sie bitte die Druckvorschau. Diese ermöglicht den Ausdruck der Rechnung, ohne die Rechnung zu schließen.

Technischer Hintergrund:

ALWIN verwendet eine sehr leistungsfähige und komplexe Datenbank, die es ermöglicht auch in einem großen Netzwerk extrem gute Leistung und sehr hohe Stabilität zu gewährleisten. Und das über viele Jahre im Dauereinsatz

Dies hat zur Folge, dass gewisse Dinge nicht möglich sind. Ein Formular ist innerhalb von ALWIN hoch vernetzt. Würde man ein Formular einfach löschen können, so entstünde gewissermaßen ein "Loch" in der Datenbank, was - wie man sich leicht vorstellen kann - für eine DB kein guter Zustand ist und auf die Systemintegrität negative Auswirkung haben könnte.

Es ist daher nicht möglich ein Formular zu löschen, da hiermit viele andere Vorgänge (wie z.B. Lagerbewegungen, Kundenumsätze, Offene Posten) verbunden sind. Bitte benutzen Sie also die Funktion "Rechnung stornieren" oder ändern Sie die Rechnung, bis sie korrekt ist.


*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

Können wir den Sachbearbeiter im Formulardruck ändern?

In der Grundinstallation von ALWIN ist ein Benutzer mit dem Namen "Inhaber" vorgegeben.

Wenn Sie mit dem Standard-User eingeloggt sind, erscheint im Ausdruck:

Bearbeitet von: Herr Inhaber

Dieses können Sie unter "Einstellungen"-->"Benutzer" ändern, indem Sie "Inhaber" durch Ihren Namen ersetzen oder einen neuen Benutzer anlegen.
Verwenden Sie zum speichern eines neuen Benutzers das Disketten-Symbol (rechts) im Bereich "Neuen Benutzer anlegen".
Verwenden Sie das Disketten-Symbol unten in der Eingabemaske, um die Änderung eines bestehenden Benutzers zu speichern.

WICHTIG:

Bitte beachten Sie, das mindestens ein Benutzer die Rechte "Inhaber" haben muss. Nur der "Inhaber" hat alle Zugriffsrecht innerhalb von ALWIN.

Ohne gültigen Benutzernamen und Passwort ist es NICHT möglich sich in ALWIN einzuloggen !

Lieferschein zu Rechnung umwandeln

So machen Sie aus einem Lieferschein eine Rechnung und übernehmen gleichzeitig die Lieferscheinnummer sowie das Lieferdatum automatisch in die Rechnung:

Im linken Menü unter "Lager" -->"Offene Lieferscheine" anklicken.
Sie erhalten eine Liste mit allen Lieferscheinen, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.

Klicken Sie den Lieferschein an, zu dem Sie eine Rechnung erstellen wollen.
Der Lieferschein wird nun zur Rechnung umgewandelt und die Lieferscheinnummer
sowie das Datum der Lieferung automatisch in die Rechnung eingefügt.

Sie können die Rechnung noch beliebig bearbeiten, speichern, drucken und/oder per E-Mail versenden.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema: Sammelrechnungen schreiben

Sammelrechnung erstellen

So erstellen Sie aus einer unbegrenzten Anzahl von offenen Lieferscheinen eine Sammelrechnung. Das Lieferdatum und die Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt.

  1. Wählen Sie den Kunden aus und öffnen Sie den Kundendatensatz.
  2. Klicken Sie auf den Reiter "Historie".
  3. Klicken Sie ganz unten auf den Button "Sammelrechnung".
  4. Es wird eine Liste der offenen Lieferscheine angezeigt, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.
  5. Markieren Sie die Lieferscheine, die Sie in eine Sammelrechnung übernehmen möchten, mit einem Häkchen.

Sie haben 2 Optionen: "normal" und "kumuliert".

Normal:

Alle Artikel werden einzeln aufgelistet. D.h., wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 5 mal mit der Menge 1 Stk.

Kumuliert:

Gleiche Artikel werden zusammengefasst. D.h. wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 1 mal mit der Menge 5 Stk.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, werden alle markierten Lieferschein zu einer Sammelrechnung zusammengefügt und der Rechnungseditor wird geöffnet.

Sie können die Rechnung nun weiter bearbeiten, speichern und drucken.

Stichwortsuche in Formularen

Sie können vorhandene Formulare ( Rechnung, Lieferscheinen etc,) nach einem Stichwort durchsuchen. Diese Funktion ist z.B. sehr nützlich, wenn Sie herausfinden möchten, wann Sie einem Kunden einen bestimmten Artikel verkauft haben.

Beispiel:

Sie haben einem Kunden ein Gerät mit der Seriennummer 113577677535 geliefert und diese Seriennummer wurde in einem Lieferschein gespeichert.

Um diese Seriennummer zu finden gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie im Hauptmenü "Formulare"
  2. Klicken Sie in der Formularmaske auf die Lupe neben "Formular Nr.".
    Suche in Formularen der ALWIN Pro Warenwirtschaft mit einem Suchbegriff
  3.  In dem folgenden Suchfenster wählen Sie den Formulartyp aus, der durchsucht werden soll. Wählen Sie die Suchoption "Text" aus, geben Sie Ihren Suchbegriff ein und klicken dann auf "suchen".
    suche in formularen 2

Was ist ein "Formular"?

In der ALWIN Warenwirtschaft werden Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften als "Formulare" bezeichnet.
Sie sind quasi identisch aufgebaut, wodurch auch der Umgang damit gleich, intuitiv und schnell erlernbar ist.


Installation - Deinstallation

Wie installiere ich ALWIN?

 

1. Laden Sie die aktuelle ALWIN Installationsdatei hier herunter.

2. Führen Sie die heruntergeladene Datei alwin-xxx-install.exe aus. ( xxx steht für die Versionsnummer )

TIPP: Dafür brauchen Sie ab Windows Vista Administratorrechte

3. Folgen Sie den Anweisungen der Installation.

4. Nach erfolgreicher Fertigstellung der Installation finden Sie nun das ALWIN Icon auf Ihrem Desktop. Starten Sie das Programm mit einem Doppelklick auf das Icon.

5. Der Username und das Passwort sind beim ersten Start schon vorbesetzt. Sie lauten:


Username = user
Passwort = passwort

Tipp:

Bitte lesen Sie den Quickstart Guide und schauen Sie sich das ALWIN Video "Warenwirtschaft in 15 Minuten erklärt" an, um einen schnellen Einstieg in die Arbeit mit der ALWIN Warenwirtschaft zu finden.

 

Wie kann ich ALWIN deinstallieren bzw. vom PC entfernen?

Um ALWIN zu deinstallieren, nutzen Sie bitte unbedingt den ALWIN Uninstaller von BalticSoft, welche bei der Installation der Software mit installiert wurde:

"Programme"-->"Auftrag & Lager"-->"Programm entfernen (deinstallieren)"

Wichtig:

Führen Sie die Funktion "Programm entfernen (deinstallieren)" unbedingt mit der rechten Maustaste und der Option "ausführen als Administrator" aus, da Ihr Windows-System ansonsten möglicherweise mehr Rechte verlangt, als Ihnen zur Verfügung stehen.

Folgen Sie dann den Anweisungen. Nach erfolgreicher Deinstallation erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Aus Sicherheitsgründen wird der Ordner C:\ALWIN6 bei der Deinstallation nicht gelöscht. Dies können Sie jedoch einfach mit Hilfe des Windows Explorers durchführen.

Achtung:

Auf keinen Fall sollte ALWIN einfach nur gelöscht oder mit einer anderen Deinstalltionssoftware als der von BalticSoft mitgelieferten entfernt werden. Nur der ALWIN Uninstaller garantiert die vollständige Entfernung von ALWIN, welche für eine eventuelle ALWIN Neuinstallation erforderlich ist .

Den ALWIN Uninstaller können Sie  hier herunterladen.

 


Kunden suchen, finden und bearbeiten

Wie finde ich einen Kunden, von dem ich nur einen Teil des Namens weiß?

Mit der Smart-Suchfunktion der ALWIN Warenwirtschaft finden Sie einen Kunden ganz leicht, auch wenn Sie nur einen Teil des Namens kennen!


Geben Sie im Feld "Kunden-Nr." den Teil des Namens ein, den Sie noch wissen und bestätigen mit der Enter-Taste. Auftrag & Lager schlägt Ihnen automatisch eine Liste mit Kunden vor, die zu Ihrer Sucheingabe passen.

Beispiel:
Sie wissen noch, dass der Name "bau" enthielt. Die Smart-Suche zeigt Ihnen alle Kunden an, in deren Namen sich die Silbe "bau" befindet, also z.B.:
"Bauer", "Schröder Bauelemente GmbH" usw.

Übrigens:
Diese Smart-Funktion steht Ihnen sowohl in der Kundenmaske, als auch bei Formularen zu Verfügung.

Wie kann ich einen Kunden löschen ?

Eine Löschfunktion für Kunden gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Kunden meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Kunden mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich. Es ist daher nicht sinnvoll Kunden physikalisch aus der ALWIN Warenwirtschaft herauszulöschen.

Sie können einen Kunden aber als "gesperrt" kennzeichnen. Er kann dann z.B. nicht mehr bei Ihnen bestellen. Oder - wenn Sie die Kundennummer für einen neuen Kunden verwenden möchten - können Sie die gesamten Kundendaten auch überschreiben.Eine physikalische Löschung eines Kunden ist also gar nicht wirklich erforderlich.

TIPP:

Setzen Sie im Kundendatensatz den "Kundenstatus" auf "inaktiv" oder "gesperrt". Wenn Ihre inaktiven Kunden bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen" -->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Inaktive Kunden anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Kunden jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.

 

Eine "harte" Löschfunktion für Kunden gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Kunden meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Kunden mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich. Es ist daher nicht sinnvoll Kunden zu löschen.

Lösung:
Setzen Sie im Kundendatensatz den "Kundenstatus" auf "inaktiv". Wenn Ihre inaktiven Kunden bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen" -->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Inaktive Kunden anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Kunden jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.


Lagerhaltung

Kann ein Artikel fakturiert werden, obwohl der Bestand 0 ist?

Ja, das ist möglich.

Der Bestand sinkt dann temporär unter 0. Es hat sich als unpraktisch herausgestellt dies "zu verbieten", da es viele Sonderfälle gibt, die die tägliche Arbeit ansonsten sehr behindern würden.

Hier ein gängiges Beispiel:

Der Bestand ist auf 0, die Ware ist zwar schon angekommen, aber noch nicht im Lager verbucht worden. Die Ware ist aber natürlich faktisch schon "am Lager" und kann auch verkauft werden. Ein "Verbot" würde in diesem Fall den laufenden Betrieb erheblich stören.

Artikel mit einem Lagerbestand kleiner als 0 werden im Rechnungsformular rot markiert.

Meine Bestellung wird nicht im Artikel unter dem Reiter LAGER angezeigt.

Unter dem Reiter LAGER eines Artikels werden die Lagerbewegungen angezeigt, sofern die Lagerhaltung für diesen Artikel aktiviert ist.

Lagerabgänge, welche durch eine Rechnung ausgelöst wurden, werden mit negativer Zahl angezeigt.

Wareneingänge, denen eine Bestellung zu Grunde liegt, werden als positive Zahl dargestellt.

Achtung: Es werden nur Vorgänge dargestellt, die gedruckt wurden !

Wann erfolgt eine Bestandsänderung?

Der Lagerbestand erhöht sich, wenn eine Bestellung als Wareneingang verbucht wird.

Der Lagerbestand reduziert sich, wenn eine Rechnung gedruckt wird.

Hierfür muss in dem Artikel die Option "Bestandsführung aktiv" aktiviert sein.

Was bedeutet "reservierte Menge" im Lager eines Artikels?

Wenn Sie einen Auftrag schreiben und diesen drucken, wirden die im Auftrag aufgeführten Artikel als "Reserviert" gekennzeichnet. D.h. die Artikel befinden sich zwar noch im Lager, sind aber nicht mehr wirklich verfügbar. Wenn Sie aus dem Auftrag eine Rechnung erstellen, wird die Reservierung wieder aufgehoben und der aktuelle Bestand um die Menge reduziert.

Wichtig:

Die Reservierung funktioniert nur beim Formulartyp bei Auftrag, NICHT bei Auftragsbestätigungen!

Wie lege ich ein neues Bestellteil für einen Lieferanten an ?

Die ALWIN Warenwirtschaft verfügt über eine leistungsfähige Lagerverwaltung mit Bestellwesen. Für die effiziente Nutzung des Warenwirtschaftssystems ist es natürlich erforderlich den eigenen Artikelbestand mit den Bestellteilen der Lieferanten zu verknüpfen. Ein Artikel kann von einem oder mehreren Lieferanten mit unterschiedlichen Bestellnummern geliefert werden.

So legen Sie einen Artikel als Bestellteil bei einem Lieferanten an:

Um einen Artikel bei einem Lieferanten bestellen zu können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1.  Der Artikel muss angelegt sein
  2.  Der Lieferant muss angelegt sein

Es ist sehr einfach Bestellartikel (Bestellteile) anzulegen, sie können dafür einen vorhandenen Artikel wählen und müssen nur sehr wenige Daten eingeben. Die einzige Voraussetzung ist, dass der Lieferant bereits angelegt ist.

  1.  Rufen Sie den Artikel auf
  2.  Wählen Sie den Lieferanten aus (aus der Pickliste)
  3.  Geben Sie die Bestellnummer des Lieferanten in das Feld "Bestell-Nr" ein
  4.  Geben Sie den EK (Einkaufspreis) ein
  5.  Klicken Sie auf "Speichern"

Das Bestellteil ist nun angelegt.

Wird im Artikeldatensatz der aktuelle Bestand angezeigt?

Ja, wenn die Bestandsführung aktiviert ist und das Bestellwesen genutzt wird, verwaltet die ALWIN Warenwirtschaft fortlaufend den Bestand.

Um den aktuellen Bestand auch am Bildschirm anzuzeigen, rufen Sie den Artikel auf, klicken auf den Reiter "Lager" und dann


Lieferanten

Gibt es einen Lieferschein an Lieferanten für eine Retoure?

Ja. Um Artikel an Lieferanten zurückzusenden, öffnen Sie das Formular "Bestellung" und aktivieren Sie das Feld "RETOURE".


Liefer- und Zahlungsbedingungen

Was bedeutet "Portokosten fixieren" ?

 

Im Formular werden die Portokosten anhand der Lieferbedingung berechnet. Für jede Lieferbedingung kann ein Standardpreis hinterlegt werden. Wenn Sie die Portokosten im Formular überschreiben möchten, müssen Sie das Häkchenfeld vor den Portokosten aktivieren, um zu verhindern, dass die Portokosten jedes mal, wenn Sie das Formular bearbeiten durch die Lieferbedingung zurückgesetzt werden.

Unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Einstellungen" können Sie eine Voreinstellung für dieses Feld speichern.

 


Rechnung, Angebot, Lieferschein etc. schreiben

Kann ich einen Artikel ändern, während ich eine Rechnung erstelle?

Ja, dazu klicken Sie bitte doppelt auf die "Art-Nr." - es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster für den ausgewählten Artikel. Die Änderungen werden sofort im Formular übernommen und auch im Artikelstamm gespeichert.

Diese Funktion ist auch sehr nützlich, um den tatsächlichen EK ( Einkaufspreis ) in der Rechnung zu speichern, der später bei der Ermittlung von Roherträgen herangezogen wird.

Warum wird der Preis rot angezeigt, wenn ich eine Rechnung schreibe?

Das Preisfeld wird rot markiert, wenn der VK ( Verkaufspreis) unter dem EK ( Einkaufspreis ) liegt, oder wenn er 0.00 EUR beträgt.

Dies dient nur zur Information - das Formular kann trotzdem gespeichert und gedruckt werden.

Wie kann ich eine neue Zeile in eine Rechnung einfügen?

Führen Sie bitte einen Doppelklick auf der Artikelposition aus, an der Sie die Zeile einfügen möchten.

Wie kann ich einen Angebot oder Lieferschein zu einer Rechnung umwandeln?

Mit ALWIN  können Sie sehr leicht ein Formular wie z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung usw. in ein anderes Formular umwandeln (importieren) bzw. als Vorlage für ein neues Formular verwenden.

Es gibt mehrere Varianten, um ein Formular in ein anderes umzuwandeln, z.B. um aus einem Lieferschein (Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung) eine Rechnung zu machen.

  1. "Kunden"-->"Historie"-->"Als Vorlage für"-->Formulartyp "Rechnung" auswählen
  2. "Heute Liste" --> auf das grüne Plus vor der Lieferschein-Nr. klicken --> Formulartyp wählen
  3. "Formulare" --> auf die Lupe hinter Formular-Nr. klicken --> Formular wählen --> "Als Vorlage für"

Beispiel: Lieferschein in ein anderes Formular umwandeln

1. Einen Lieferschein in eine Rechnung für denselben Kunden umwandeln :

  • Gehen Sie in das Menü "Kunden" und rufen den Kundendatensatz auf.
  • Klicken Sie auf den Reiter "Historie". Sie erhalten eine Übersicht aller Formulare dieses Kunden.
  • Auf der rechten Seite der Liste finden Sie unter "Als Vorlage für" u.a. das Symbol für "Rechnung". (Falls Sie die Symbole nicht kennen, gehen Sie bitte mit dem Mauszeiger darauf und es erscheint eine Erklärung)
  • Klicken Sie auf das Symbol für "Rechnung" und der Lieferschein wird automatisch in das Rechnungsformular übernommen. Sie können nun beliebige Änderungen durchführen und die Rechnung abschließen.

2. Einen Lieferschein als Vorlage für einen anderen Kunden verwenden :

  • Gehen Sie wie unter 1. beschrieben vor.
  • Sobald Sie den Lieferschein in das entsprechende Formular übernommen haben, ändern Sie den Kunden.
  • Klicken Sie auf die Lupe neben dem Feld "Kunden-Nr." (oder die F8 Taste) und wählen Sie mit Hilfe der Suchmaske den neuen Kunden aus.
  • Übernehmen Sie den neuen Kunden in das Formular.
  • Fahren Sie wie unter 1. beschrieben fort.

Auf diese Weise können Sie mit jedem anderen Formulartyp ebenfalls verfahren.

Wie löscht man eine Positionszeile in einer Rechnung?

Entweder löschen Sie die "Art-Nr." - dann wird die ganze Zeile geleert - oder Sie klicken in das Feld mit der PositionsNr, sodass sich der Cursor in diesem Feld befindet, und drücken anschließend die Taste [Entf].

Leere Positionszeilen werden beim Speichern automatisch entfernt.

Wofür ist der Button "Original" im Rechnungsformular?

Wenn Sie für einen Formulartyp (z.B. "Rechnung " oder "Auftrag") die Sortierung "Lagerort" eingestellt haben (unter "Einstellungen"-->"Formulare"), können Sie mit diesem Button das Formular mit Artikelpositionen in Eingabereihenfolge drucken.


Statistische Auswertungen & Listen

Wir benötigen eine spezielle Liste bzw. Statistik.

Eine besondere Stärke der ALWIN Pro Warenwirtschaft ist, dass BalticSoft diese auf die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes anpassen kann. Gerade im Bereich von speziellen Listen und statistischen Auswertungen gibt es eine quasi unendlich große Vielzahl von Varianten und jede Firma hat ganz individuelle Anforderungen. Ich Gegensatz zu vielen Mitbewerbern, die ebenfalls Warenwirtschaftssysteme und Rechnungsprogramme anbieten, erfüllt BalticSoft gerne Ihren Wunsch nach einer individuellen Erweiterung oder Anpassung der Software.

Wenn Sie eine spezielle Liste oder statistische Auswertung benötigen, können wir diese für Sie erstellen. Bitte schicken Sie uns Ihre Anforderung, sodass wir Ihnen ein konkretes Angebot unterbreiten können.

 


System & Technik

Ich habe meine ALWIN Adminitratorrechte verloren.

 

Problem:
Es wurden dem einzigen vorhandenen Benutzer die Administratorrechte entzogen. Beim nächsten Login fehlen entsprechende Berechtigungen. Können diese vom Anwender wiederhergestellt werden?

Antwort:
Nein. Nur der Administrator kann diese Einstellungen vornehmen.

Es hätte keinen Sinn ein Rechtemanagement zu betreiben, wenn sich jeder User zum Administrator machen könnte. Aus Sicherheitsgründen verhindert das Rechtemanagement diese Möglichkeit.

Es gibt 2 Lösungsmöglichkeiten:
1.
Der BalticSoft Support kann per Fernwartung Ihre Datenbank sichern, einen Benutzer mit Administratorrechten anlegen und die Datenbank wieder in Ihre ALWIN  Installation übertragen, sodass Sie sich wieder einloggen können. Für Premium-Kunden mit Wartungsvertrag "Gold"  ist dieser Service kostenlos. Ansonsten berechnen wir hierfür eine Pauschale von 49,50 EUR zzgl. 19 % MwSt.

2.
Die letzte Möglichkeit ist, ALWIN  zu deinstallieren und neu zu installieren. Dann gelten wieder die Grundeinstellungen. Allerdings sind dann auch keine Kunden, Artikel usw. mehr vorhanden und müssen neu angelegt werden.

 

Keine Verbindung zur Datenbank auf Localhost

Wahrscheinlich wurde die Installation auf Ihrem PC nicht erfolgreich durchgeführt bzw. abgeschlossen, sodass ALWIN keine Verbindung zur Datenbank aufbauen kann.

Mögliche Ursachen hierfür können der Virenscanner, die Firewall oder eine sog. "Optimierungssoftware" sein, die die korrekte Installation verhindert haben.

Bitte überprüfen Sie in der Systemsteuerung unter "Lokale Dienste", ob der Dienst pg_alwinservice gestartet ist. Falls der Dienst vorhanden, aber nicht gestartet ist, starten Sie bitte den Dienst manuell und stellen den Starttyp auf "Automatisch".

Starten Sie dann ALWIN neu.

Falls ALWIN trotzdem nicht startet muss ALWIN zuerst deinstalliert und dann neu installiert werden. Gehen Sie bitte genau wie folgt vor:

  1. Wählen Sie über START --> AUFTRAG & LAGER 6 --> Software entfernen
  2. Starten Sie die Deinstallationsroutine mit der rechten Maustaste und "ausführen als Administrator"
  3. Laden die aktuelle Version von ALWIN von unserer Website www.balticsoft.de herunter.
  4. Deaktivieren Sie Virenscanner, andere Schutz- oder Optimierungssoftware und Firewall kurzfristig.
  5. Installieren Sie nun ALWIN
  6. Überprüfen Sie, ob die Verbindung zur Datenbank nun erfolgreich hergestellt werden kann, indem Sie ALWIN starten.
  7. Vergessen Sie nicht, Virenscanner und Firewall wieder zu aktivieren.

Eine detaillierte Anleitung zur Deinstallation von ALWIN finden Sie hier.

Weitere mögliche Fehlerquellen:

Die Sicherheitseinstellungen des Internet Explorers können verhindern, dass Auftrag & Lager auf die lokale Datenbank (localhost) zugreift. In diesem Fall bekommen Sie eine Fehlermeldung und/oder können nicht mit Auftrag & Lager arbeiten.

Bitte überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen des Internet Explorers mit :
"Internetoptionen" --> "Sicherheit" und "Internetoptionen" --> "Datenschutz"

Die Einstellung muss mindestens auf "Mittelhoch" bzw. "Mittel" gesetzt werden, damit ein Zugriff auf die Datenbank möglich ist.

Speichern Sie die Einstellungen und schließen Sie den Browser.

Starten Sie dann ALWIN neu.

Falls diese Maßnahmen nicht weiterhelfen, wenden Sie sich bitte an den BalticSoft Support.

 

Welche Betriebssysteme unterstützen ALWIN Pro ?

 

Für die ALWIN Einzelplatzversion, als Client in einem lokalen Netzwerk und für ALWIN als Cloudlösung benötigen Sie einen handelsüblichen PC oder ein Notebook mit einem aktuellen Windows Betriebssystem. ALWIN funktioniert auf WIN XP, Win Vista, WIN 7, WIN 8 oder WIN 10.

Wir empfehlen für eine maximale Performance WIN 7 oder WIN 10 und jeweils die Pro-Version ( oder höher ) zu Verwenden.

Im Netzwerk mit mehr als 10 Arbeitsplätzen ist ein Windows Server ab 2008 erforderlich. Bei kleineren Netzwerken genügt es meistens, wenn ein leistungsfähiger PC  als Arrbeitsplatz und Server eingerichtet ist.

 

Wie bekomme ich neue Zugangsdaten für das ALWIN Login?

 

Der Zugang zu ALWIN ist mit einem Passwort geschützt, um Ihre Daten vor Missbrauch und Diebstahl zu schützen. Der Zugriff auf die Datenbank ist nur mit gültigem Benutzernamen und Passwort möglich. Deshalb empfehlen wir Ihnen, das Passwort zu individualisieren. Bitte beachten Sie, dass immer mindestens ein Benutzer mit den Rechten "Inhaber" angelegt ist, da nur dieser über alle Administrationsrechte verfügt. Bewahren Sie die Zugangsdaten des "Inhaber" an einem sicheren Ort auf.

ALWIN hat in der Grundinstallation folgende Vorbesetzung:
Benutzername: user
Passwort: passwort

Sofern dies von Ihnen nicht geändert wurde, können Sie sich damit wieder einloggen. Ansonsten ist Benutzername und Passwort aus Sicherheitsgründen nur Ihnen bekannt.

Gibt es eine Möglichkeit ein vergessenes Passwort wieder herzustellen?

Nur der BalticSoft Support kann per Fernwartung auf Ihre Datenbank zugreifen, wenn Sie dies beauftragen. Hierzu müssen Sie die Fernwartungssoftware manuell starten und unserem Support Ihre ID nennen, welches Ihnen beim Start der Fernwartung angezeigt wird. Sie finden die ALWIN Fernwartung auf Ihrem PC unter C:\ALWIN6

Unser Support kann dann für Sie einen neuen Benutzer und ein neues Passwort festlegen und die Datenbank wieder freigeben, sodass Sie sich wieder einloggen können. Für ALWIN Premium-Kunden mit Wartungsvertrag "Gold" ist dieser Service kostenlos.

Die letzte Möglichkeit ist, ALWIN zu deinstallieren und neu zu installieren. Dann gelten wieder die Grundeinstellungen. Allerdings sind dann auch keine Kunden, Artikel usw. mehr vorhanden und müssen neu angelegt werden.

 

Wie kann ich den Druck von Etiketten einstellen?

Wenn Sie die Druckmaske an ihren Drucker oder ihre Etiketten anpassen wollen, können Sie die Einstellungen in der Benutzerkonfiguration ändern:
C:\alwin6\alwin\user\config.ini
Sollte der unten gezeigte Abschnitt bei Ihnen fehlen, können Sie ihn einfach hinzufügen :

[etiketten]
z = 8 // Anzahl Zeilen
x1 = 0 // Spalte 1: Abstand zum linken Rand
x2 = 72 // Spalte 2: Abstand zum linken Rand
x3 = 144 // Spalte 3: Abstand zum linken Rand
y = 0 // Rand oben
h = 38 // Etikettenhöhe
b = 70 // Etikettenbreite


Zahlungswesen

ALWIN meldet: "Betrag Mahngebühr M1 ist ungültig".

Diese Meldung erscheint, wenn die Mahngebühr falsch eingegeben wurde.

Bitte überprüfen Sie, ob die Mahngebühr korrekt mit "Punkt" eingegeben wurde ( nicht mit Komma ).

Also z.B. richtig: 10.00  ( falsch: 10,00 )

 

Erfolgt die Preisangabe bei ALWIN Brutto oder Netto?

 

Sie können wählen, ob Sie im Artikelstamm die Verkaufspreise inkl. (brutto) oder exkl. (netto) MwSt. eingeben und pflegen möchten.

In der Rechnung erscheinen dann entsprechend Netto- oder Bruttopreise, und die Endsumme wird "zzgl." oder "inkl." MwSt. gebildet.

 

Kann ich mehrere oder alle Mahnungen auf einmal drucken?

Ja, Sie erhalten eine Übersicht über alle anstehenden Mahnungen und können einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausschließen oder alle Mahungen im Stapel ausdrucken.

Kann ich nachträglich von Brutto- auf Nettopreise wechseln?

Ja, die Änderung ist möglich, ohne das alte Rechnungen oder die Statistik verfälscht werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an unseren Support, wir können Sie bei der Preisumstellung unterstützen und die neuen Preise automatisch für Sie berechnen.

Kann man mehrere Zahlungen gleichzeitig verbuchen?

Ja, das ist mit der ALWIN Warenwirtschaft kinderleicht.

  1. Öffnen Sie die "Offene Posten".
  2. Die Übersicht lässt sich optimal mit Ihren Kontoauszügen abgleichen. Markieren Sie die Zahlungseingänge und klicken Sie abschließend auf "Speichern", um einen oder mehrere Zahlungseingänge zu verbuchen.

Können wir zum Jahresanfang eine neue Rechnungsnummer vergeben?

Die ALWIN Warenwirtschaft  vergibt bis zu 7-stellige Rechnungsnummern (genau wie die Nummern aller anderen Formulare) automatisch, fortlaufend und aufsteigend.

Die Startzahl stellen Sie unter "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Formulare" ein (Defaultwert nach Neuinstallation ist 0). Dort stellen Sie auch ein, wie viele Stellen (bis zu 7) die Nummer hat.
Wenn Sie z.B. in jedem Wirtschaftsjahr einen eigenen Nummernkreislauf haben und gleichzeitig das Wirtschaftjahr als Info in die Nummer integrieren möchten, ist dies kein Problem.


Beispiel :
Im laufenden Jahr 2012 möchten Sie mit der Nummer 1 beginnen. die 12 ( für das Wirtschaftsjahr ) soll das Präfix sein. Wählen Sie unter "Länge des Ziffernblocks" z.B. "7" aus. Sie vergeben nun 7-stellige Formularnummern.
Stellen Sie den Zähler auf 1200000. Die nächsten Rechnungnummern lauten dann 1200001, 1200002 ...
Am Ende des Jahres steht der Zähler z.B. bei 1202345.
Am 1.1.2013 stellen Sie den Zähler dann auf 1300000 usw.

Sie können bei diesem System je Formulartyp bis zu 99.999 Formularnummern pro Jahr vergeben.

Wie kann man Rechnungen und Gutschriften stornieren?

Um eine Rechnung oder Gutschrift zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor :

  1. Wählen Sie im Top-Menü den Punkt "Zahlungswesen".
  2. Im Pulldown-Menü wählen Sie "Zahlungseingang" ( Rechnung ) oder "Zahlungsausgang" (Gutschrift).
  3. Rufen Sie den Rechnungs- bzw. Gutschriftsatz auf den Bildschirm.
  4. Ändern Sie den Status auf "storniert".
  5. Klicken Sie auf speichern.

Wie verbuche ich eine Gutschrift, die ein Kunde bei der Bezahlung einer Rechnung abgezogen hat?

Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Zahlungswesen
  2. Zahlungsausgang
  3. Gutschrift laden
  4. Status ändern -> auf "bezahlt" setzen
  5. "Speichern"

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