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Artikel suchen, finden und bearbeiten



Artikel mit einem oder mehreren Lieferanten

Ein Artikel kann von einem oder mehreren Lieferanten geliefert werden, wobei der Artikel bei jedem Lieferanten eine andere Bestellnummer und einen anderen Einkaufspreis haben kann.

Artikel mit nur einem Lieferanten.

Hier besteht eine 1 zu 1 Beziehung und auf dem Artikeldatenblatt 1 wird der Lieferant angezeigt.

Artikel mit mehreren Lieferanten

Wurden dem Artikel 2 oder mehr Lieferanten zugeordnet, erscheint auf Datenblatt 1 im Feld "Lieferant" die Meldung "mehr als ein Lieferant vorhanden". Um zu sehen, welche
Lieferanten dies sind, klicken Sie einfach auf den Reiter "Lager".

 

 

Artikel mit Seriennummer oder Chargen verwalten

Bei höherwertigen Produkten ist es oft erforderlich, dem verkauften Artikel eine Serien- oder Chargennummer hinzuzufügen. Um dies zu ermöglichen, gibt es bei ALWIN Pro das sog. "User-Feld",
welches in Formularen in der "User-Spalte" gedruckt wird. Wie der Name schon andeutet, kann dieses Feld vom Benutzer frei verwendet werden.

Um Artikel mit einer Seriennummer oder Chargennummer zu verkaufen und diese zu einem späteren Zeitpunkt - z.B. bei einem Garantiefall - mit Datum des Verkaufs und dem zugehörigen Formular sowie dem Kunden zu ermitteln, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie "Einstellungen" --> "Firmenprofil" --> "Formulare"
  2. Unter "Spaltenüberschrift User-Spalte" tragen Sie ein passendes Kürzel ein. Z.B. SNR für "Seriennummer" oder CHR für "Chargennummer"
  3. Aktivieren Sie die Option "User-Spalte drucken?" = JA
  4. Beim Verkauf oder der Auslieferung des Artikels tragen Sie im Lieferschein- oder der Rechnung in das "User-Feld" die Serien- bzw. Chargennummer des Artikels ein.
  5. Die Seriennummer wird dann sowohl im Formular ausgedruckt als auch in der Datenbank gespeichert.
  6. Um nun zu ermitteln, wann dieses Produkt verkauft wurde, gehen Sie in das Top-Menü "Suchen" und wählen Sie die Suchoption SNR bzw. CHR.
  7. Geben Sie in das Suchfeld die Serien- bzw. Chargennummer ein und klicken auf "suchen".
  8. Es erscheint eine Liste aller Formulare des gewählten Formulartyps, die diese Seriennummer enthalten.

Tipp:

Mit der Suche nach "Artikel" oder"Text" können Sie nach beliebigen Informationen suchen, also z.B. auch nach einer Detailinformation, die Sie manuell bei einem Formular hinzugefügt haben. Die Suchgeschwindigkeit ist bei der Volltextsuche neben der Leistung Ihres PC auch von der Größe des Datenbestandes abhängig.

 

 

Import von Artikel-, Kunden-, Lieferantendaten

Der Import von Excel-Dateien ist nicht direkt möglich. Excel Dateien müssen zuerst mit Excel oder Open Office als CSV Datei exportiert werden.

  • Der Zeichensatz muss auf UTF-8 eingestellt sein.
  • Maximale Dateigröße = 10MB
  • Spaltenüberschriften in Zeile 1 (importiert wird ab Zeile 2)
  • Feldtrennzeichen: Semikolon ;

Aufbau einer CSV-Datei mit Beispieldaten:

ArtNr;Art.Gruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Geloescht;Bestand;Min.Best;Lagerort;Bemerkung
1001;1;1001;Testartikel 1001;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1001;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 1
1002;1;1002;Testartikel 1002;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1002;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 2
1003;1;1003;Testartikel 1003;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1003;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 3
1004;1;1004;Testartikel 1004;Langbeschreibung für Artikel Nr. 1004;;1;10,00;20,00;5,23;;10;2;23;Bemerkung 4

  • In der ersten Zeile der Datei steht die Feldbeschreibung, die nicht importiert wird
  • Unbedingt die Reihenfolge der Felder - wie im Beispiel gezeigt - einhalten
  • Pro Zeile exakt 1 Datensatz mit allen Feldern des Datensatzes
  • Neue Zeile = neuer Datensatz
  • Es müssen exakt 15 Felder sein, in jedem Datensatz, auch wenn einzelne Felder ohne Inhalt sind
  • Felder ohne Wert (im Beispiel die Felder "gelöscht" und "EAN") bleiben leer,
    die Feldtrenner ";;" müssen jedoch vorhanden sein

Der BalticSoft Support kann für Sie den Import von Artikeln, Kunden und Lieferanten aus einer Excel oder CSV Datei durchführen. Gerne machen wir Ihnen ein konkretes Angebot.

 

Schnittstellenbeschreibung der ASCII-Schnittstellen:

 

Artikel

ArtNr;ArtGruppe;LieferantID;Bezeichnung;Beschreibung;
EAN;Steuersatz;VK1;VK2;EK;Gelöscht;Bestand;Mindestbestand;Lagerort;Bemerkung

Pflichtfelder: Artikelnummer und Bezeichnung.

Kunden
KdNr;Anrede(m,w.n);Firma;Vorname;Nachname;Strasse;Plz;Ort;Land; IBAN;Bemerkung;Fon;Email;Lieferstraße;Liefer-PLZ;Lieferort; Lieferland;Kundengruppe

Pflichtfelder: Kundennummer sowie Firma oder Nachname

 

Lieferanten:

Lieferanten_Nr;Anrede;Firma;Vorname;Name;Straße;PLZ;Ort;Land;Fon;Email;
Internet;UStIdNr;DATEV;IBAN;Gruppe;Eigene_KndNr;Bemerkung

Pflichtfelder: Lieferantennummer sowie Firma oder Name

 

Kann ich eine Artikelnummer ändern?

Kann ich eine Artikelnummer ändern?

Das ist leider nicht möglich. Die Artikelnummer ist eine Indexdatei, die sich aus technischen Gründen nicht ändern lässt, da sich sehr viele interne Vorgänge - wie z.B. Verkäufe - auf diesen Index beziehen.

Tipp:

Kopieren Sie den Artikel und speichern Sie diesen unter der neuen Artikelnummer. Den "alten" Artikel können Sie danach auf "gelöscht" setzen, wenn Sie diesen nicht weiter verwenden möchten. Der Artikel bleibt zwar weiterhin im System, kann aber nicht mehr verkauft oder angeboten werden.

 

Wie kann ich einen Artikel löschen ?

Eine "physikalische" Löschfunktion für Artikel gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Artikel meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Artikel mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich.

Es gibt bei ALWIN Pro eine viel bessere Möglichkeit, um einen Artikel zu entfernen:

Um einen Artikel zu "löschen", markieren Sie einfach im Artikeldatensatz das Feld "gelöscht". Dann steht der Artikel nicht mehr zum Verkauf zur Verfügung, kann aber weiterhin für statistische Auswertungen etc. genutzt werden. Falls Sie die Artikelnummer für einen anderen Artikel benötigen, können Sie den Artikeldatensatz einfach überschreiben, das "gelöscht" Feld deaktivieren und so den "neuen" Artikeldatensatz reaktivieren.

Gelöschte Datensätze in der Suche nicht mehr anzeigen:

Wenn als "gelöscht" markierten Artikel bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Gelöschte Artikel anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Artikel jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.

Es ist daher nicht wirklich notwendig oder sinnvoll Artikel physikalisch zu löschen.

Kunden und Artikel löschen, deaktivieren oder sperren und wiederherstellen.

 

 

 

 

 


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