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Formulare allgemein



Stichwortsuche in Formularen

Sie können vorhandene Formulare ( Rechnung, Lieferscheinen etc,) nach einem Stichwort durchsuchen. Diese Funktion ist z.B. sehr nützlich, wenn Sie herausfinden möchten, wann Sie einem Kunden einen bestimmten Artikel verkauft haben.

Beispiel:

Sie haben einem Kunden ein Gerät mit der Seriennummer 113577677535 geliefert und diese Seriennummer wurde in einem Lieferschein gespeichert.

Um diese Seriennummer zu finden gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie im Hauptmenü "Formulare"
  2. Klicken Sie in der Formularmaske auf die Lupe neben "Formular Nr.".
    Suche in Formularen der ALWIN Pro Warenwirtschaft mit einem Suchbegriff
  3.  In dem folgenden Suchfenster wählen Sie den Formulartyp aus, der durchsucht werden soll. Wählen Sie die Suchoption "Text" aus, geben Sie Ihren Suchbegriff ein und klicken dann auf "suchen".
    suche in formularen 2

 

Sammelrechnung erstellen

So erstellen Sie aus einer unbegrenzten Anzahl von offenen Lieferscheinen eine Sammelrechnung. Das Lieferdatum und die Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt.

  1. Wählen Sie den Kunden aus und öffnen Sie den Kundendatensatz.
  2. Klicken Sie auf den Reiter "Historie".
  3. Klicken Sie ganz unten auf den Button "Sammelrechnung".
  4. Es wird eine Liste der offenen Lieferscheine angezeigt, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.
  5. Markieren Sie die Lieferscheine, die Sie in eine Sammelrechnung übernehmen möchten, mit einem Häkchen.

Sie haben 2 Optionen: "normal" und "kumuliert".

Normal:

Alle Artikel werden einzeln aufgelistet. D.h., wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 5 mal mit der Menge 1 Stk.

Kumuliert:

Gleiche Artikel werden zusammengefasst. D.h. wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 1 mal mit der Menge 5 Stk.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, werden alle markierten Lieferschein zu einer Sammelrechnung zusammengefügt und der Rechnungseditor wird geöffnet.

Sie können die Rechnung nun weiter bearbeiten, speichern und drucken.

 

Lieferschein zu Rechnung umwandeln

So machen Sie aus einem Lieferschein eine Rechnung und übernehmen gleichzeitig die Lieferscheinnummer sowie das Lieferdatum automatisch in die Rechnung:

Im linken Menü unter "Lager" -->"Offene Lieferscheine" anklicken.
Sie erhalten eine Liste mit allen Lieferscheinen, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.

Klicken Sie den Lieferschein an, zu dem Sie eine Rechnung erstellen wollen.
Der Lieferschein wird nun zur Rechnung umgewandelt und die Lieferscheinnummer
sowie das Datum der Lieferung automatisch in die Rechnung eingefügt.

Sie können die Rechnung noch beliebig bearbeiten, speichern, drucken und/oder per E-Mail versenden.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema: Sammelrechnungen schreiben

 

Darf man eine geschriebene Rechnung später ändern?

Die Änderung einer Rechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) nur dann erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist. Es ist also z.B. erlaubt eine falsche Liefer- oder Rechnungsadresse, der Bankverbindung sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessener Hinweise und wichtiger Informationen wie z.B. des Lieferzeitpunktes. MIt "Änderung" ist in diesem Fall also z.B. eine Berichtigung bzw. Ergänzung gemeint.

Fazit: wenn eine notwendige Angabe falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung korrigiert werden.

Beispiel:

Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung per Post geschickt, diese konnte jedoch nicht zugestellt werden, da Ihr Kunde eine neue Adresse hat. Sie können nun mit ALWIN die gedruckte und unbezahlte Rechnung "wieder öffnen" und die korrekte Adresse des Kunden eintragen.

So gehen Sie vor, um eine gedruckte Rechnung zu korrigieren:

  • Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor.
  • Klicken Sie auf das grüne Symbol neben "Staus: Gedruckt".
  • Die Rechnung wird nun wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.
  • Speichern Sie die Rechnung und drucken diese erneut aus.


 

 

Können wir den Sachbearbeiter im Formulardruck ändern?

In der Grundinstallation von ALWIN ist ein Benutzer mit dem Namen "Inhaber" vorgegeben.

Wenn Sie mit dem Standard-User eingeloggt sind, erscheint im Ausdruck:

Bearbeitet von: Herr Inhaber

Dieses können Sie unter "Einstellungen"-->"Benutzer" ändern, indem Sie "Inhaber" durch Ihren Namen ersetzen oder einen neuen Benutzer anlegen.
Verwenden Sie zum speichern eines neuen Benutzers das Disketten-Symbol (rechts) im Bereich "Neuen Benutzer anlegen".
Verwenden Sie das Disketten-Symbol unten in der Eingabemaske, um die Änderung eines bestehenden Benutzers zu speichern.

WICHTIG:

Bitte beachten Sie, das mindestens ein Benutzer die Rechte "Inhaber" haben muss. Nur der "Inhaber" hat alle Zugriffsrecht innerhalb von ALWIN.

Ohne gültigen Benutzernamen und Passwort ist es NICHT möglich sich in ALWIN einzuloggen !

 

Was ist ein "Formular"?

In der ALWIN Warenwirtschaft werden Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften als "Formulare" bezeichnet.
Sie sind quasi identisch aufgebaut, wodurch auch der Umgang damit gleich, intuitiv und schnell erlernbar ist.

Kann ich eine bereits gedruckte Rechnung bearbeiten?

Ja, Sie können mit ALWIN Pro eine fehlerhafte Rechnung korrigieren. Bitte beachten hierbei Sie aber die GoDB*.

Wenn eine Rechnung gedruckt wurde ist diese gesperrt. Dies dient in erster Linie dazu, Fehlbuchungen vorzubeugen. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen eine (fehlerhafte) gedruckte Rechnung jedoch erneut bearbeiten, sofern diese nicht bereits als "bezahlt" verbucht wurde.

Hierzu öffnen Sie die Rechnung, z.B. über die "Heute" Funktion und klicken auf das grüne Symbol (Formular wieder öffnen) in der Rechnungsmaske rechts neben "Status: Gedruckt".
Die Rechnung wird nun wieder geöffnet. Sie können die Rechnung korrigieren, speichern und neu drucken.

Hinweis:
Wenn Sie eine Rechnung, die bereits als "bezahlt" verbucht worden ist, wieder öffnen wollen, müssen Sie zuvor unter "Zahlungseingang" den Rechnungsstatus auf "offen" zurücksetzen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Rechnungsdaten noch nicht an eine Finanzbuchhaltung übergeben wurden und der erste Ausdruck vernichtet wird.


 

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

Kann ich in einer Rechnung Text zwischen die Artikel einfügen?

Um zwischen 2 Artikelpositionen Text einzufügen, steht Ihnen in allen Formularen das Feld "Artikelinfo" (das ist die Langbeschreibung des Artikels) zur Verfügung.
Hier können Sie einen beliebig langen Text eingeben.

Leerzeilen fügen Sie durch Eingabe von #n# oder der Entertaste ein.

Kann man Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. löschen?

Nein, es ist gemäß den GoBD* nicht zulässig eine Rechnung zu löschen.

Der korrekte Weg ist, die Rechnung zu stornieren.

TIPP:

Wenn Sie versehentlich eine fehlerhafte Rechnung geschrieben haben, die eigentlich für einen anderen Kunden bestimmt oder unvollständig war, kann diese Rechnung (oder Lieferschein Angebot etc.) erneut geöffnet werden, sofern die Rechnung noch nicht geschlossen (d. h. gedruckt wurde). Ob eine Rechnung schon gedruckt wurde, sehen Sie am Status der Rechnung, der Ihnen im Rechnungsformular oder einer der Übersichtslisten ("Heute-Liste", "Kundenhistorie") angezeigt wird.

Status 1: NEU = Rechnung wurde bisher weder gespeichert noch gedruckt.

Status 2: Ungedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, aber bisher noch nicht gedruckt.

Status 3: Gedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, über die reguläre ALWIN Druckfunktion gedruckt und abgeschlossen.

TIPP:

Wenn Sie sich die Rechnung vor dem abschließenden Ausdruck anschauen und/oder einen Probedruck durchführen möchten, benutzen Sie bitte die Druckvorschau. Diese ermöglicht den Ausdruck der Rechnung, ohne die Rechnung zu schließen.

Technischer Hintergrund:

ALWIN verwendet eine sehr leistungsfähige und komplexe Datenbank, die es ermöglicht auch in einem großen Netzwerk extrem gute Leistung und sehr hohe Stabilität zu gewährleisten. Und das über viele Jahre im Dauereinsatz

Dies hat zur Folge, dass gewisse Dinge nicht möglich sind. Ein Formular ist innerhalb von ALWIN hoch vernetzt. Würde man ein Formular einfach löschen können, so entstünde gewissermaßen ein "Loch" in der Datenbank, was - wie man sich leicht vorstellen kann - für eine DB kein guter Zustand ist und auf die Systemintegrität negative Auswirkung haben könnte.

Es ist daher nicht möglich ein Formular zu löschen, da hiermit viele andere Vorgänge (wie z.B. Lagerbewegungen, Kundenumsätze, Offene Posten) verbunden sind. Bitte benutzen Sie also die Funktion "Rechnung stornieren" oder ändern Sie die Rechnung, bis sie korrekt ist.


*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium