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Formulare allgemein



Darf und kann man eine geschriebene Rechnung später ändern?

Die Änderung einer Rechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) nur dann erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist. Es ist also z.B. erlaubt eine falsche Liefer- oder Rechnungsadresse, der Bankverbindung sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessener Hinweise und wichtiger Informationen wie z.B. des Lieferzeitpunktes. MIt "Änderung" ist in diesem Fall also z.B. eine Berichtigung bzw. Ergänzung gemeint.

Fazit: wenn eine notwendige Angabe falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung korrigiert werden.

Beispiel:

Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung per Post geschickt, diese konnte jedoch nicht zugestellt werden, da Ihr Kunde eine neue Adresse hat. Sie können nun mit ALWIN die gedruckte und unbezahlte Rechnung "wieder öffnen" und die korrekte Adresse des Kunden eintragen.

So gehen Sie vor, um eine noch unbezahlte Rechnung, die der Kunde noch nicht erhalten hat, zu korrigieren:

  • Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor.
  • Klicken Sie auf das grüne Symbol neben "Staus: Gedruckt".
  • Klicken Sie dann auf "Speichern".
  • Die Rechnung wird nun wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.
  • Wenn Sie z.B. die Rechnungsadresse korrigieren möchten, klicken Sie zuerst auf "Speichern" und dann
    doppelt in das Fenster mit der Rechnungsadresse.
  • Es wird ein Popup geöffnet, in dem Sie die Rechnungsadresse korrigieren können.
  • Speichern Sie Ihre Eingaben, nachdem Sie die Adresse korrigiert haben.
  • Speichern Sie die Rechnung und drucken diese erneut aus.

 

So gehen Sie vor, um eine bereits bezahlte Rechnung zu korrigieren:

  • Überzeugen Sie sich davon, dass der Kunde die falsche Rechnung vernichtet hat.
  • Öffnen Sie im Topmenü "Zahlungswesen" --> "Zahlungseingang".
  • Geben Sie die Rechnungsnummer ein und dann die Eingabetaste.
  • Ändern Sie den Status von "bezahlt" auf "Rechnung gestellt".
  • Speichern Sie den neuen Status.
  • Laden Sie die Rechnung in den Rechnungseditor.
  • Klicken Sie auf das grüne Symbol neben "Staus: Gedruckt".
  • Klicken Sie dann auf "Speichern".
  • Die Rechnung wird nun wieder geöffnet und kann bearbeitet werden.
  • Wenn Sie z.B. die Rechnungsadresse korrigieren möchten, klicken Sie zuerst auf "Speichern" und dann
    doppelt in das Fenster mit der Rechnungsadresse.
  • Es wird ein Popup geöffnet, in dem Sie die Rechnungsadresse korrigieren können.
  • Speichern Sie Ihre Eingaben, nachdem Sie die Adresse korrigiert haben.
  • Speichern Sie die Rechnung und drucken diese erneut aus.
  • Öffnen Sie im Topmenü "Zahlungswesen" --> "Zahlungseingang"
  • Ändern Sie den Status von "Rechnung gestellt" auf "bezahlt".

 

Angebote, Rechnungen und andere Formulare kopieren, recyceln, stornieren.

 

 

Die Reihenfolge der Artikelpositionen im Formulardruck ändern

Die Reihenfolge der Artikelpositionen beim Ausdruck eines Formulars wird über die Einstellung im Firmenprofil --> Formulare gesteuert.

Die Standardeinstellung für jeden Formulartyp ist "Original", d.h. die Reihenfolge der Positionen im Ausdruck eines Formulars entspricht der Reihenfolge am Bildschirm. Alternativ kann die Reihenfolge auf "Lagerort" geändert werden.

So können Sie die Reihenfolge ändern:

  1. Klicken Sie im Top-Menü auf Einstellungen --> Firmenprofil --> Formulare
  2. In der Spalte "Sortierung" können Sie die Reihenfolge für jeden Formulartyp individuell einstellen.
  3. Wählen Sie "Original" für den Ausdruck wie am Bildschirm angezeigt.
  4. Wählen Sie "Lagerort" wenn der Ausdruck in der Reihenfolge der Lagerplätze erfolgen soll.
  5. Speichern Sie Ihre Eingaben.

 

Individuelle Texte in Formularen einfügen - so einfach geht es.

Häufig kommt es vor, dass man einen individuellen Text am Anfang oder am Ende eines Formulars einfügen möchte.

Diese können Sie direkt im Formulareditor - also während Sie eine Rechnung, Angebot oder ein anderes Formular erstellen - "von Hand" direkt in das Feld oberhalb oder unterhalb der Positionsliste eintragen oder z.B. aus einem externen Textprogramm hineinkopieren. (STRG + C = kopieren, STRG + V = einfügen)

Wenn Sie sich wiederholende  Standardtexte nutzen möchten, hinterlegen Sie diese am besten direkt in ALWIN und laden Sie dann nach Bedarf in Ihr Formular.

So wird es gemacht:

  1. Klicken Sie im Formulareditor auf die Lupe vor "Freitext oberhalb oder unterhalb der Positionsliste". Nun öffnet sich ein kleiner Editor.
  2. Klicken Sie auf "+ Hinzufügen"
  3. In das Feld "Beschreibung" Tragen Sie einen Begriff ein, unter dem Sie den Text speichern wollen, z.B.
    Anrede für ein Angebot.
  4. In das Feld "Text" tragen Sie Ihren beliebig langen Text ein, z.B.
    Sehr geehrte Damen und Herren,
    vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen unser Angebot.
  5. Speichern Sie Ihre Eingabe

Sie können beliebig viele Textblöcke hinterlegen und diese sogar modular im Formular untereinander stapeln.

Um einen Textblock einzulesen, klicken Sie einfach wieder auf die Lupe, wählen des Textblock aus und klicken auf übernehmen. Den übernommenen Textblock können Sie dann im Formular auch noch weiterbearbeiten.

 

 

 

Kann ich eine bereits gedruckte Rechnung bearbeiten?

Ja, Sie können mit ALWIN Pro eine fehlerhafte Rechnung korrigieren. Bitte beachten hierbei Sie aber die GoDB*.

Wenn eine Rechnung gedruckt wurde ist diese gesperrt. Dies dient in erster Linie dazu, Fehlbuchungen vorzubeugen. Sie können unter bestimmten Voraussetzungen eine (fehlerhafte) gedruckte Rechnung jedoch erneut bearbeiten, sofern diese nicht bereits als "bezahlt" verbucht wurde.

Hierzu öffnen Sie die Rechnung, z.B. über die "Heute" Funktion und klicken auf das grüne Symbol (Formular wieder öffnen) in der Rechnungsmaske rechts neben "Status: Gedruckt".
Die Rechnung wird nun wieder geöffnet. Sie können die Rechnung korrigieren, speichern und neu drucken.

Hinweis:
Wenn Sie eine Rechnung, die bereits als "bezahlt" verbucht worden ist, wieder öffnen wollen, müssen Sie zuvor unter "Zahlungseingang" den Rechnungsstatus auf "offen" zurücksetzen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Rechnungsdaten noch nicht an eine Finanzbuchhaltung übergeben wurden und der erste Ausdruck vernichtet wird.


 

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

 

Kann ich in einer Rechnung Text zwischen die Artikel einfügen?

Um zwischen 2 Artikelpositionen Text einzufügen, steht Ihnen in allen Formularen das Feld "Artikelinfo" (das ist die Langbeschreibung des Artikels) zur Verfügung.
Hier können Sie einen beliebig langen Text eingeben.

Leerzeilen fügen Sie durch Eingabe von #n# oder der Entertaste ein.

 

Können wir den Sachbearbeiter im Formulardruck ändern?

In der Grundinstallation von ALWIN ist ein Benutzer mit dem Namen "Inhaber" vorgegeben.

Wenn Sie mit dem Standard-User eingeloggt sind, erscheint im Ausdruck:

Bearbeitet von: Herr Inhaber

Dieses können Sie unter "Einstellungen"-->"Benutzer" ändern, indem Sie "Inhaber" durch Ihren Namen ersetzen oder einen neuen Benutzer anlegen.
Verwenden Sie zum speichern eines neuen Benutzers das Disketten-Symbol (rechts) im Bereich "Neuen Benutzer anlegen".
Verwenden Sie das Disketten-Symbol unten in der Eingabemaske, um die Änderung eines bestehenden Benutzers zu speichern.

WICHTIG:

Bitte beachten Sie, das mindestens ein Benutzer die Rechte "Inhaber" haben muss. Nur der "Inhaber" hat alle Zugriffsrecht innerhalb von ALWIN.

Ohne gültigen Benutzernamen und Passwort ist es NICHT möglich sich in ALWIN einzuloggen !

Lieferschein zu Rechnung umwandeln

So machen Sie aus einem Lieferschein eine Rechnung und übernehmen gleichzeitig die Lieferscheinnummer sowie das Lieferdatum automatisch in die Rechnung:

Im linken Menü unter "Lager" -->"Offene Lieferscheine" anklicken.
Sie erhalten eine Liste mit allen Lieferscheinen, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.

Klicken Sie den Lieferschein an, zu dem Sie eine Rechnung erstellen wollen.
Der Lieferschein wird nun zur Rechnung umgewandelt und die Lieferscheinnummer
sowie das Datum der Lieferung automatisch in die Rechnung eingefügt.

Sie können die Rechnung noch beliebig bearbeiten, speichern, drucken und/oder per E-Mail versenden.

Weiterführende Informationen zu diesem Thema: Sammelrechnungen schreiben

Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. löschen oder stornieren?

Gemäß den GoBD*  ist es nicht zulässig, eine Rechnung oder einen Lieferschein zu löschen.

Der korrekte Weg ist, die Rechnung oder den Lieferschein zu stornieren.

 

So stornieren Sie eine Rechnung:

  1. Im Top Menü Zahlungswesen --> Zahlungseingang
  2. Rechnungsnummer eingeben oder Suche mit dem Lupen Symbol
  3. Tipp: Geben Sie im Feld "Bemerkung" den Grund des Stornos ein und - falls Sie eine
    Rechnung auf Papier gedruckt haben - kennzeichnen Sie diese auch mit "storno".
  4. Status auf "storniert" setzen und speichern.
  5. Die dann folgenden Meldung "Sind Sie sicher?" mit "OK" bestätigen.
  6. Der Rechnungssatz wird nun storniert und alle Buchungen rückgängig gemacht.

So stornieren Sie einen Lieferschein:

  1. Rufen Sie den Kundendatensatz des Kunden auf, zu dem Sie einen Lieferschein stornieren wollen
  2. Klicken Sie auf "Historie".
  3. Klicken Sie in der Spalte "OPOS" auf das rote X
  4. Bestätigen Sie dann mit "OK"

 

Kann man gedruckte Angebote, Auftragsbestätigen (Dokumente) löschen?

Nein, es ist für den Anwender nicht möglich, Dokumente zu löschen (Erklärung siehe unten).

Ausnahme:

Wenn Sie bisher ALWIN Free getestet haben und nun und auf ALWIN Pro upgraden, kann der BalticSoft Support für Sie
per Fernwartung einmalig alle Bewegungsdaten wie z.B. alle Testrechnungen und andere Test-Dokumente löschen,
damit Sie ohne unnötigen Ballast mit der Arbeit beginnen können. Die Stammdaten wie z.B. bereits angelegte
Kunden, Artikel Lieferanten etc. bleiben bei dem Vorgang erhalten. Hierfür wenden Sie sich bitte direkt an BalticSoft.

 

Kann man auch Angebote und Auftragsbestätigen stornieren?

Ja. Gehen Sie genau so vor, wie bei der Stornierung von Lieferscheinen beschrieben.

 

 

TIPP:

Wenn Sie versehentlich eine fehlerhafte Rechnung geschrieben haben, die eigentlich für einen anderen Kunden bestimmt oder unvollständig war, kann diese Rechnung (oder Lieferschein Angebot etc.) erneut geöffnet werden, sofern die Rechnung noch nicht geschlossen (d. h. gedruckt wurde). Ob eine Rechnung schon gedruckt wurde, sehen Sie am Status der Rechnung, der Ihnen im Rechnungsformular oder einer der Übersichtslisten ("Heute-Liste", "Kundenhistorie") angezeigt wird.

Status 1: NEU = Rechnung wurde bisher weder gespeichert noch gedruckt.

Status 2: Ungedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, aber bisher noch nicht gedruckt.

Status 3: Gedruckt = Rechnung wurde bereits gespeichert, über die reguläre ALWIN Druckfunktion gedruckt und abgeschlossen.

TIPP:

Wenn Sie sich die Rechnung vor dem abschließenden Ausdruck anschauen und/oder einen Probedruck durchführen möchten, benutzen Sie bitte die Druckvorschau. Diese ermöglicht den Ausdruck der Rechnung, ohne die Rechnung zu schließen.

Technischer Hintergrund:

ALWIN verwendet eine sehr leistungsfähige und komplexe Datenbank, die es ermöglicht auch in einem großen Netzwerk extrem gute Leistung und sehr hohe Stabilität zu gewährleisten. Und das über viele Jahre im Dauereinsatz

Dies hat zur Folge, dass gewisse Dinge nicht möglich sind. Ein Formular ist innerhalb von ALWIN hoch vernetzt. Würde man ein Formular einfach löschen können, so entstünde gewissermaßen ein "Loch" in der Datenbank, was - wie man sich leicht vorstellen kann - für eine DB kein guter Zustand ist und auf die Systemintegrität negative Auswirkung haben könnte.

Es ist daher nicht möglich ein Formular zu löschen, da hiermit viele andere Vorgänge (wie z.B. Lagerbewegungen, Kundenumsätze, Offene Posten) verbunden sind. Bitte benutzen Sie also die Funktion "Rechnung stornieren" oder ändern Sie die Rechnung, bis sie korrekt ist.


*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Siehe hierzu auch: 

GoBD - Bundesfinanzministerium

Sammelrechnungen aus mehreren Lieferscheinen erstellen

Tipp: Bitte schauen Sie sich auch unser Videotutorial unten auf dieser Seite zu diesem Thema an.

So erstellen Sie aus einer unbegrenzten Anzahl von offenen Lieferscheinen eine Sammelrechnung. Das Lieferdatum und die Lieferscheinnummern werden automatisch in chronologischer Reihenfolge in die Sammelrechnung eingefügt.

  1. Wählen Sie den Kunden aus und öffnen Sie den Kundendatensatz.
  2. Klicken Sie auf den Reiter "Historie".
  3. Klicken Sie ganz unten auf den Button "Sammelrechnung".
  4. Es wird eine Liste der offenen Lieferscheine angezeigt, zu denen noch keine Rechnung erstellt wurde.
  5. Markieren Sie die Lieferscheine, die Sie in eine Sammelrechnung übernehmen möchten, mit einem Häkchen.

Sie haben 2 Optionen: "normal" und "kumuliert".

Normal:

Alle Artikel werden einzeln aufgelistet. D.h., wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 5 mal mit der Menge 1 Stk.

Kumuliert:

Gleiche Artikel werden zusammengefasst. D.h. wenn z.B. der Artikel Nr. 1000 in 5 Lieferscheinen je 1 mal geliefert wurde, so erscheint er in der Rechnung 1 mal mit der Menge 5 Stk.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, werden alle markierten Lieferschein zu einer Sammelrechnung zusammengefügt und der Rechnungseditor wird geöffnet.

Sie können die Rechnung nun weiter bearbeiten, speichern und drucken.

Sammelrechnungen aus beliebig vielen Lieferscheinen erstellen

 

{youtube}O7fqlsIZa_0 {/youtube}

Stichwortsuche in Formularen

Sie können vorhandene Formulare ( Rechnung, Lieferscheinen etc,) nach einem Stichwort durchsuchen. Diese Funktion ist z.B. sehr nützlich, wenn Sie herausfinden möchten, wann Sie einem Kunden einen bestimmten Artikel verkauft haben.

Beispiel:

Sie haben einem Kunden ein Gerät mit der Seriennummer 113577677535 geliefert und diese Seriennummer wurde in einem Lieferschein gespeichert.

Um diese Seriennummer zu finden gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie im Hauptmenü "Formulare"
  2. Klicken Sie in der Formularmaske auf die Lupe neben "Formular Nr.".
    Suche in Formularen der ALWIN Pro Warenwirtschaft mit einem Suchbegriff
  3.  In dem folgenden Suchfenster wählen Sie den Formulartyp aus, der durchsucht werden soll. Wählen Sie die Suchoption "Text" aus, geben Sie Ihren Suchbegriff ein und klicken dann auf "suchen".
    suche in formularen 2

Vorhandenes Formular wie z.B. ein Angebot als Vorlage verwenden.

Angebote, Aufträge etc. in Rechnung oder einen anderen Formulartyp "umwandeln".

Mit ALWIN Pro können Sie aus einem vorhandenen Formular (Angebot, Lieferschein, Auftrag etc.) sehr einfach und schnell ein neues Formular erstellen und dabei die im vorhandenen Formular gespeicherten Daten automatisch übernehmen.

So erstellen Sie aus einem vorhandenem Formular ein neues Formular:

  1. Öffnen Sie die Heute-Liste oder die Historie eines Kunden.
  2. In der Formularliste sehen Sie alle vorhandenen Formulare.
  3. Klicken Sie auf "NEU" in der Zeile des Formulars, welches Sie umwandeln möchten.
  4. Wählen Sie dann aus dem Popup den Formulartyp aus, den Sie erstellen möchten.
  5. Das Formular wird nun in den Editor übernommen und hat den Status "neu".
  6. Nehmen Sie ggfls. Änderungen vor und speichern Sie dann das Formular.
  7. Das Formular hat nun den Status "ungedruckt" und kann weiter bearbeitet werden.
  8. Wenn alles o.k. ist und Sie das Formular drucken und/oder per E-Mail versenden möchten, klicken Sie auf "Drucken".
  9. Das Formular bekommt den Status "gedruckt" und es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie den Druck und/oder den Versand per E-Mail auslösen können.

Was ist ein "Formular"?

Was ist ein Formular?

Wenn in ALWIN von einem "Formular" die Rede ist, so handelt es sich um eine Rechnung, Angebot, Lieferschein, Bestellung etc.

In ALWIN werden alle Formulare – egal ob Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung – prinzipiell auf die gleiche Art und Weise erstellt. Aus diesem Grund brauchen wir an dieser Stelle nur die Erstellung eines einzigen Formulartyps zu erklären.

Ein Formular erstellen

Die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Aufträgen, Auftragsbestätigungen etc. sind praktisch identisch, sodass Ihnen eine lange Einarbeitungszeit erspart bleibt. Können Sie also eine Rechnung schreiben, ist es überhaupt kein Problem auch ein anderes Formular wie Angebot, Lieferschein etc. zu erstellen.

Und: Sie können ein erstelltes Formular mühelos mit ein paar Klicks in ein anderes Formular umwandeln. Also z.B. machen Sie ganz leicht aus einem Angebot einen Lieferschein, aus einem Lieferschein eine Rechnung ... usw.

Um eine Rechnung zu erstellen, gibt es prinzipiell zwei verschiedene Wege. Welcher Weg für Sie der Beste ist, finden Sie am leichtesten durch Ausprobieren heraus.

Der klassische Weg ist, zuerst den Formulartyp (Angebot, Rechnung, Auftrag ...) auszuwählen und dann den Kunden anhand seiner Kundennummer in das Formular einzufügen.

ALWIN bietet jedoch noch eine zusätzliche Möglichkeit: Sie können direkt aus der Kundenmaske – wenn Sie gerade einen Kundendatensatz geöffnet haben - durch Klicken auf den entsprechenden Button in das gewünschte Formular, also z.B. "Rechnung" springen. Der ausgewählte Kunde wird automatisch in die Rechnung eingefügt.

Zahlschein mit Swiss-QR Code für die Schweiz drucken

Schweizer Anwender von ALWIN Pro (ab Lizenz L) haben die Möglichkeit, mit einer Rechnung gleichzeitig einen
Zahlschein (Überweisungsträger) mit Swiss QR Code ausdrucken zu lassen. Diese Funktion ist nur verfügbar,
wenn sich auch die Kundenadresse in der Schweiz befindet. 

zahlschein schweiz 4

Folgende Einstellungen sind hierzu im Firmenprofil vorzunehmen:

1. Als Firmensitz muss "Schweiz" eingetragen sein

zahlschein schweiz 1

2. Ein Konto mit Schweizer IBAN muss vorhanden sein.
3. "Drucke Zahlschein" = Ja
4. Als Zahlscheinkonto wurde eine Schweizer Bankverbindung ausgewählt.

zahlschein schweiz 2

Der Druck eines Zahlscheins ist mit den Zahlungsbedingungen verbunden. Wählen Sie unter "Einstellungen" -> "Zahlungsbedingungen" aus,
bei welchen Zahlungsbedingungen ein Zahlschein gedruckt werden soll.

zahlschein schweiz 3

 

Zeitstempel im Formular AUFTRAG

Im Formular "Auftrag", welches für die hausinterne Bearbeitung vorgesehen ist, wird das Datum und die Uhrzeit der Anlage des Auftrages mit ausgedruckt. Dies soll der Verfolgung einer zeitnahen Umsetzung des Auftrages dienen. Dieser Zeitstempel ist bis zur Version 6.15.021 nicht abschaltbar. Für ein späteres Update ist geplant, den Ausdruck des Zeitstempels auch abschalten zu können.


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