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Kunden anlegen und bearbeiten

Einen neuen Kunden anlegen

Automatische oder manuelle Vergabe der Kundennummern?
 
 
Sie können wählen, ob ALWIN die Kundennummern automatisch vergeben soll, oder Sie jede Kundennummer "von Hand" anlegen möchten. Die Grundeinstellung in ALWIN ist "automatische Vergabe", wobei die erste Kundennummer die 10000 ist. Wenn Sie die Startnummer ändern oder auf manuelle Kundennummernvergabe umstellen möchten, können Sie dies im Top-Menü unter Einstellungen --> Firmenprofil --> Einstellungen in der Rubrik "Kunde & Kundenmaske" vornehmen. Wir empfehlen die automatische Vergabe von Kundennummern zu verwenden, da dies die Verwaltung von Kunden sehr vereinfacht.

Kunden mit automatischer Vergabe der Kundennummer anlegen
 
Wird die Kundennummer automatisch vergeben, lassen Sie das Feld Kundennummer leer. Zum Speichern eines neuen Kunden muss wenigstens das Feld Firma oder das Feld Nachname im Bereich Info ausgefüllt sein. Im Bereich Adresse geben Sie die Rechnungsadresse des Kunden an. Unter dem Reiter Kundendaten 2 können Sie optional noch die Lieferadresse des Kunden angeben, wird diese nicht angegeben, gilt automatisch die Rechnungsadresse als Lieferadresse. Im Bereich Rechnungsdaten können Sie Zahlungs- und Lieferbedingungen des Kunden vorbesetzen, diese können aber bei der Auftragserstellung geändert werden. Außerdem können hier die Bankverbindung und steuerrelevanten Daten eingegeben werden.
Nachdem Sie Ihre Eingabe beendet haben klicken Sie auf den Button Speichern.

Kundennummern manuell vergeben

Kundennummern können aus Zahlen und Buchstaben bestehen, wobei NICHT zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden wird. Bitte beachten Sie, dass die Schnellsuche nach Kunden NUR funktioniert, wenn Sie die automatische Kundennummernvergabe verwenden (siehe unten).

Auf keinen Fall darf die Kundennummer Sonderzeichen oder Umlaute enthalten.

 

Einen Kunden bearbeiten

Ist die Kundennummer bekannt, können Sie nach Eingabe der Kundennummer mit der Taste Enter die Kundendaten aufrufen. Durch Klicken auf das Lupensymbol erscheint ein Suchfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Kunden nach verschiedenen Suchparametern zu finden. Durch Klicken auf den angezeigten Kunden, werden die Kundendaten geladen. Jetzt können Sie Ihre Änderungen durchführen. Nachdem Sie Ihre Eingabe beendet haben, klicken Sie auf den Button Speichern.
 

Die ALWIN pro Schnellsuche verwenden

Ein wesentlicher Vorteil der automatischen Vergabe von Kundennummern ist die ALWIN Pro Schnellsuche.
 
Wenn sich der Cursor auf dem Feld "Kundennummer" befindet, brauchen Sie nur einen Teil des Kundennamens einzugeben und die ENTER-Taste zu drücken. Wenn Sie zum Beispiel den Kunden BalticSoft suchen, reicht es aus "balt" einzugeben und ENTER zu drücken. Als Ergebnis wird eine Liste mit allen Kunden angezeigt, die "balt" im Namen enthalten.

 

Kundenspezifische Preise

Mit ALWIN Pro können Sie jedem Kunden sog. "kundenspezifische Preise" zuordnen.

So aktivieren Sie die Funktion "kundenspezifische Preise":

  • Rufen Sie den Kunden auf, für den Sie "kundenspezifische Preise" nutzen möchten
  • Klicken Sie auf den Reiter "Kundendaten 2"
  • Bei "Kundenpreise" machen Sie einen Haken
  • Speichern Sie den Kundendatensatz

Nun sehen Sie im Kundendatensatz den neuen Reiter "Kundenpreise", wo Sie
"kundenspezifische Preise" anlegen können.

 

Wie finde ich einen Kunden, von dem ich nur einen Teil des Namens weiß?

Mit der Smart-Suchfunktion der ALWIN Warenwirtschaft finden Sie einen Kunden ganz leicht, auch wenn Sie nur einen Teil des Namens kennen!


Geben Sie im Feld "Kunden-Nr." den Teil des Namens ein, den Sie noch wissen und bestätigen mit der Enter-Taste. Auftrag & Lager schlägt Ihnen automatisch eine Liste mit Kunden vor, die zu Ihrer Sucheingabe passen.

Beispiel:
Sie wissen noch, dass der Name "bau" enthielt. Die Smart-Suche zeigt Ihnen alle Kunden an, in deren Namen sich die Silbe "bau" befindet, also z.B.:
"Bauer", "Schröder Bauelemente GmbH" usw.

Übrigens:
Diese Smart-Funktion steht Ihnen sowohl in der Kundenmaske, als auch bei Formularen zu Verfügung.

 

Wie kann ich einen Kunden löschen ?

Eine "physikalische" Löschfunktion für Kunden gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Kunden meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Kunden mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich.

Es gibt bei ALWIN Pro eine viel bessere Möglichkeit, um einen Kunden zu entfernen:

Um einen Kunden zu "löschen", wählen Sie einfach im Kundendatensatz den Status "gelöscht" oder "gesperrt". Dann steht der Kunde nicht mehr aktiv zur Verfügung, kann aber weiterhin für statistische Auswertungen etc. genutzt werden. Falls Sie die Kundennummer für einen anderen Kunden benötigen, können Sie den Kundendatensatz einfach überschreiben, die "gelöscht" Option deaktivieren und so den "neuen" Kundendatensatz reaktivieren.

Gelöschte Datensätze in der Suche nicht mehr anzeigen:

Wenn als "gelöscht" markierten Kunden bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen"-->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Gelöschte Kunden anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Kunden jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.

Es ist daher nicht wirklich notwendig oder sinnvoll Kunden physikalisch zu löschen.

 

Kunden und Artikel löschen, deaktivieren oder sperren und wiederherstellen.

 

 

 

Eine "harte" Löschfunktion für Kunden gibt es nicht, um ein versehentliches Löschen zu verhindern. Da mit einem Kunden meistens auch Rechnungen, offene Posten und andere Vorgänge verknüpft sind und diese dann keinem Kunden mehr zugeordnet werden könnten, wären z.B. statistische Auswertungen u.v.a. nicht mehr möglich. Es ist daher nicht sinnvoll Kunden zu löschen.

Lösung:
Setzen Sie im Kundendatensatz den "Kundenstatus" auf "inaktiv". Wenn Ihre inaktiven Kunden bei den Suchergebnissen nicht angezeigt werden sollen, stellen Sie im Menü "Einstellungen" -->"Firmenprofil"-->"Suchen" die Option "Inaktive Kunden anzeigen" auf NEIN.

Diese Methode hat den großen Vorteil, dass Sie einen Kunden jederzeit reaktivieren können und nichts verloren geht.

 


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