Für Betriebe mit mehreren Arbeitsplätzen und eigenem Lager

Warenwirtschaftssystem für KMU

Ein Warenwirtschaftssystem für KMU verbindet Einkauf, Lager und Verkauf. Mehrere Kollegen arbeiten dabei an denselben Daten. Die Lizenz bringt alles mit: von der Belegfolge über den Bestand bis zur E-Rechnung.

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Die Lizenz für „XL“ liegt bei 599,00 €. Sie gilt ein volles Jahr. Eine monatliche Abbuchung gibt es nicht. Neue Versionen spielen Sie ohne Aufpreis ein: auf einem einzelnen Rechner, später im Netzwerk oder in der Cloud.

ALWIN Pro XL
599,00 €
Laufzeitlizenz für 1 Jahr · Updates enthalten · Artikelnummer 101XL
Einkauf, Lager und Verkauf an einem Datenbestand
E-Rechnungen schreiben und importieren (ZUGFeRD / X-Rechnung)
Mehrere Arbeitsplätze im Netz oder über die Cloud
Sammelrechnung, Dauerbelege und wiederkehrende Rechnungen
DATEV-, Starmoney- und SEPA-Schnittstellen

Für Bau- und Projektgeschäft: Wer mit Projektverwaltung, Projektrechnung und Abschlagsrechnungen arbeitet, nimmt die Stufe „XXL“ für 799,00 €. Im klassischen Bürobetrieb braucht es diese Funktionen nicht.

Kostenlose Testlizenz

Preis netto. Nach den zwölf Monaten verlängern Sie oder steigen aus.

Warenwirtschaftssystem für KMU oder Kleinunternehmen?

Wann braucht ein Betrieb ein Warenwirtschaftssystem für KMU, und wann reicht eine Lösung für Kleinbetriebe? Die Antwort liegt in der Organisation der täglichen Arbeit.

Die Schwesterseite von Balticsoft grenzt das klar ab. Sie trägt als Vorspann „Für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern“. Dort schreibt meist der Inhaber die Rechnungen selbst. Das Programm läuft auf einem einzigen Computer, die Abläufe sind überschaubar.

In kleinen und mittleren Betrieben sieht der Alltag anders aus. Hier arbeiten mehrere Kollegen an denselben Daten. Eine Person sitzt im Einkauf und bestellt Ware bei Lieferanten. Im Lager nimmt ein Kollege die Pakete an und bucht den Eingang. Der Verkauf schreibt Angebote und Rechnungen. Die Buchhaltung überwacht offene Posten.

Ein kleines Rechnungsprogramm reicht dafür nicht mehr aus. Wenn zwei Kollegen gleichzeitig Belege öffnen, sperrt es oft die Dateien. Bei einer Warenwirtschaft KMU auf mehrere Plätze zu verteilen heißt: feste Arbeitsplätze im Netz. Jeder Kollege sieht die aktuellen Daten, ohne andere bei der Arbeit zu stören.

KMU bedeutet an dieser Stelle mehr Personal, mehrere Rechner und mehr Verantwortung im Lager. Wer an diesen Punkt kommt, wechselt von der Basis-Software zu einer vollen Warenwirtschaft für KMU.

Das Warenwirtschaftssystem KMU-Umfang: 27 Funktionen ab XL

Die Stufe „XL“ baut auf „Basic“ auf und legt 14 weitere Funktionen obendrauf. Für kleine und mittlere Betriebe zählen diese:

Einkauf und Lager

  • Lagerverwaltung: Wareneingang und Warenausgang buchen
  • Lieferantenbestellungen mit offener Lieferung
  • Bestände pflegen, Mindermengen und Lagerlisten im Blick
  • Inventurlisten mit Wert- und Rohgewinnermittlung erstellen
  • Stücklisten beliebig tief verschachteln
  • Kundenlager als Konsignationslager

Verkauf und Rechnung

  • Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Stornorechnung
  • Sammelrechnung aus offenen Lieferscheinen ziehen
  • Dauerbelege und wiederkehrende Rechnungen
  • Drucklayout mit eigenem Firmenlogo
  • Artikelbilder in Angebot und Rechnung zeigen
  • Rechnungen in Fremdwährungen

E-Rechnung und Versand

  • E-Rechnungen als ZUGFeRD und X-Rechnung erzeugen
  • E-Rechnungen importieren und verbuchen
  • SWISS QR-Code, EPC QR-Code und Zahlscheine
  • Versandlabels für DHL direkt aus dem Programm drucken
  • Versandmodule für Paketdienste

Zahlung und Buchhaltung

  • Offene-Posten-Verwaltung mit Teilzahlung
  • SEPA-Lastschriften einzeln oder als Sammelbuchung einziehen
  • Starmoney-Schnittstelle für den Bankabgleich
  • Übergabe an den Steuerberater über DATEV Pro oder ANSI
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung aus dem Programm auswerten

Stammdaten

  • Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung
  • Rechnungsversand per E-Mail als PDF
  • Preis- und Bestandslisten, Statistiken
  • Arbeitsberichte für Stunden auf Projekte und Kunden

Immer dabei

  • Mahnwesen mit Fristenkontrolle und Mahnstufen
  • Eingangsrechnungen verwalten
  • Integriertes Kassenbuch für Barbelege
  • Kostenlose Updates im Lizenzzeitraum

Warenwirtschaft für KMU ohne Einführungsprojekt

Große Software hat im Mittelstand oft einen schweren Ruf. Viele Betriebe zögern beim Umstieg, weil sie an lange Einführungen denken: Monate der Vorbereitung, teure Berater und Verträge mit laufenden Monatsgebühren.

ALWIN Pro verfolgt einen anderen Ansatz: eine solide Warenwirtschaft ohne Einführungsprojekt. Sie installieren das Programm und starten direkt mit der Arbeit. Es gibt keine Pflicht zu externen Schulungen und keine teuren Beratungsverträge.

Das Menü folgt einer einfachen Logik. Die Masken für Kunden, Artikel und Belege sind klar aufgebaut. Neue Mitarbeiter finden sich nach kurzer Zeit zurecht. Felder, die Sie im Betrieb nicht nutzen, lassen Sie einfach frei.

Sie erhalten ein fertiges Werkzeug für Ihre kaufmännischen Abläufe. Die Kernaufgaben laufen vom ersten Tag an: Belege schreiben, Bestände führen und Zahlungen kontrollieren. Das schont die Nerven im Team und das Budget der Firma.

Umsatzstatistik ALWIN Pro Warenwirtschaft

Auswertungen und Listen gehören zum Lieferumfang, ein Zusatzmodul braucht es nicht.

E-Rechnung im KMU-Alltag

Eingabemaske für Rechnungen, Angebote und andere Formulare

Belege erfassen mit direkter Druckvorschau.

Seit 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Jedes Unternehmen muss seitdem elektronische Rechnungen empfangen können. Wer hier noch auf alte PDF-Dateien ohne Datensatz setzt, gerät schnell in Verzug.

Genau an diesem Punkt entscheidet sich die Stufenwahl. Die Basis-Version ALWIN Pro „Basic“ kann E-Rechnungen weder erstellen noch einlesen. Für ein mittleres Unternehmen mit vielen Geschäftskunden reicht das nicht aus.

ALWIN Pro „XL“ bringt die volle Unterstützung für ZUGFeRD und X-Rechnung mit. Sie empfangen Eingangsrechnungen von Lieferanten und lesen die Daten direkt ein. Tippfehler bei Beträgen oder Rechnungsnummern entfallen damit.

Beim Schreiben von Rechnungen genügt ein Klick. Das Programm erzeugt den passenden XML-Datensatz und bettet ihn bei ZUGFeRD in ein lesbares Dokument ein. Ihre Kunden erhalten Belege, die Mensch und Maschine gleichermaßen lesen können.

Für Kunden aus Österreich und der Schweiz stehen passende Formulare bereit. Sie drucken den SWISS QR-Code oder den EPC-QR-Code direkt auf die Belege.

Lagerverwaltung und Bestellwesen

Ein guter Überblick über das Lager ist für jeden Betrieb wichtig. Fehlbestände führen zu Verzögerungen bei Aufträgen. Zu viele Teile im Regal binden unnötig Geld.

ALWIN Pro führt den Bestand automatisch bei jeder Bewegung fort. Geht eine Lieferung vom Lieferanten ein, bucht der Wareneingang die Stückzahlen hinzu. Geht ein Lieferschein an den Kunden raus, zieht das System die Artikel ab. Sie sehen jederzeit den echten Bestand am Bildschirm.

Das Bestellwesen greift direkt in diesen Ablauf ein. Sie erfassen Bestellungen beim Lieferanten im System. Das Programm überwacht offene Lieferungen. Trifft die Ware im Betrieb ein, buchen Sie die Teile gegen die Bestellung ein. Fehlt ein Stück, bleibt der Rest offen sichtbar.

Das System warnt rechtzeitig vor Mindermengen. Sinkt ein Artikel unter den Mindestbestand, erscheint er auf der Dispositionsliste. Sie bestellen nach, bevor der Versand stillsteht.

Lagerverwaltung mit dem ALWIN Pro Warenwirtschaftssystem

Lager, Einkauf und Verkauf greifen im selben Programm ineinander.

Wie ein Auftrag im Betrieb durchläuft

  1. Die Bestellung kommt rein, Sie erfassen den Auftrag.
  2. Die Ware verlässt das Lager, der Lieferschein liegt dabei.
  3. Beim Warenausgang sinkt der Bestand, der Lieferschein ist die Grundlage.
  4. Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, steht er auf der Nachbestellliste.
  5. Mit dem Wareneingang ist die Bestellung erledigt und der Bestand steigt wieder.

Stücklisten und Kundenlager

Zwei Funktionen der Stufe XL sind nicht für jeden Betrieb gedacht: Stücklisten und das Kundenlager.

Stücklisten

Ein Artikel kann aus mehreren Komponenten bestehen. Diese Zusammensetzung erfassen Sie einmal. Beim Verkauf bucht das Programm die Teile automatisch mit ab.

Die Verschachtelung kennt keine Grenze: Eine Stückliste darf selbst wieder aus Stücklisten bestehen.

Kundenlager (Konsignation)

Bei Konsignation lagert Ware in den Räumen Ihres Kunden und bleibt dennoch Ihr Eigentum. Diese Mengen führt ALWIN Pro in einem eigenen Bestand.

Der Blick auf diese Mengen ist jederzeit möglich. Wenn der Kunde verbraucht, bucht das Programm aus dem Kundenlager aus. In Rechnung gestellt wird nur der tatsächliche Verbrauch. So bleibt das Kundenlager eine Position in der Warenwirtschaft und keine separate Tabelle.

Fehlen beide Funktionen, führen Sie diese Bestände in eigenen Tabellen. Zwei Listen nebeneinander zu pflegen kostet jede Woche Zeit.

Von der Bestellung zur Rechnung

Im Tagesgeschäft müssen Belege ohne Reibung durchlaufen. ALWIN Pro hält die Schritte in einer festen Reihenfolge zusammen.

Am Anfang steht das Angebot. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick der Auftrag. Lieferschein, Sammelrechnung und Rechnung folgen aus demselben Datensatz. Werte tippt niemand zweimal ein. Jede Position wandert von Beleg zu Beleg weiter.

Wer denselben Abnehmer mehrmals pro Woche beliefert, sammelt die offenen Lieferscheine. Am Monatsende steht eine einzige Sammelrechnung daraus. Das spart Porto und hält die Buchhaltung schlank.

Bei festen Verträgen und Pauschalen übernimmt das Programm den Rhythmus: wiederkehrende Rechnungen gehen termingerecht raus, ohne dass jemand daran denken muss.

Danach übernimmt die Offene-Posten-Verwaltung. Sie zeigt, welche Rechnungen offen sind. Bleibt eine Zahlung aus, greift das Mahnwesen: Mahnungen laufen einzeln oder gesammelt aus dem Programm.

Für die Buchhaltung stehen Schnittstellen bereit. Sie übergeben Zahlungsläufe per SEPA-Lastschrift an Ihre Bank. Über die DATEV-Schnittstelle exportieren Sie Buchungssätze direkt an Ihren Steuerberater. Das spart Nacharbeiten beim Jahresabschluss.

Mehrere Arbeitsplätze

In einem Betrieb teilen sich viele Kollegen die Arbeit. Im Verkauf tippt ein Kollege Angebote. Die Buchhaltung bucht Zahlungen. Der Einkauf prüft Lieferscheine.

ALWIN Pro ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Die Software lässt sich flexibel erweitern: Ein Upgrade auf LAN oder Cloud ist jederzeit möglich.

Für Betriebe mit Büros vor Ort gibt es die Netzwerkversion. Die Datenbank liegt auf Ihrem Server im Haus. Alle Arbeitsplätze greifen gleichzeitig auf denselben Datenbestand zu. Änderungen an Preisen oder Beständen sind für alle Kollegen sofort sichtbar.

Arbeiten Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder zu Hause? Dann eignet sich die Cloud-Lösung von Balticsoft. Sie greifen sicher über das Web auf Ihre Warenwirtschaft zu.

In beiden Modellen bleibt die Bedienung gleich. Ihre Mitarbeiter behalten die gewohnte Maske, egal ob am Einzelplatz, im lokalen Netz oder über die Cloud.

Die Stufe, die zu Ihnen passt, sehen Sie hier: ALWIN Pro Netzwerk (LAN) und ALWIN Pro Cloud.

ALWIN Pro Warenwirtschaft als Netzwerklösung (LAN)

Die Mehrplatzlösung im internen Firmennetzwerk.

Preis und Lizenz

Für „XL“ zahlen Sie 599,00 €. Damit ist die Lizenz ein Jahr lang gültig. Die Zahlung erfolgt jährlich in einem Betrag.

Preis, Lizenz und Voraussetzungen von ALWIN Pro XL für kleine und mittlere Unternehmen
Produkt ALWIN Pro „XL“ — Warenwirtschaft und Rechnungsprogramm
Preis 599,00 € (netto)
Lizenz Laufzeitlizenz für ein Jahr; danach entscheiden Sie über die Verlängerung
Updates im Preis enthalten
Upgrade Umstieg auf Netzwerk oder Cloud jederzeit möglich
Artikelnummer 101XL
Für wen kleine und mittlere Betriebe mit mehreren Nutzern und Lagerhaltung
Test 90 Tage kostenlos; in dieser Zeit sind alle Funktionen freigeschaltet

„XL“ ist nicht die Einstiegsstufe. Wer ohne E-Rechnungs-Pflicht arbeitet, kommt mit „Basic“ für 299,00 € aus — dann fehlen allerdings E-Rechnungen, Stücklisten, Sammelbelege und das Kundenlager.

Für Bau- und Projektbüros liegt „XXL“ bei 799,00 €. Darin stecken Projektverwaltung, Projektrechnung und Abschlagsrechnungen. Im klassischen Bürobetrieb bleiben diese Module ungenutzt. Deshalb ist XL dort die wirtschaftliche Wahl.

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Alle 30 Funktionen der Stufen Basic, XL und XXL stehen im Betrieb zur Auswahl. Sämtliche Preise verstehen sich netto.

Häufige Fragen

Ein Kleinunternehmen hat meist weniger als 10 Mitarbeiter. Ein einzelner PC reicht dort für Rechnungen aus. Kleine und mittlere Betriebe haben mehr Personal und ein eigenes Lager. Sie brauchen vernetzte Plätze im Büro und eine verlässliche Warenwirtschaft für KMU. Ab dieser Größe trägt erst eine Warenwirtschaft KMU-Betriebe durch den Alltag: mit Lager, Einkauf und mehreren Arbeitsplätzen.

Das empfohlene Paket ALWIN Pro „XL“ kostet 599,00 € für ein volles Jahr. In diesem Betrag sind alle Updates für den gesamten Zeitraum enthalten. Sie zahlen keine Monatsmiete und gehen kein ungewolltes Abo ein. Nach Ablauf des Jahres entscheiden Sie frei über die Verlängerung.

Nein. Für die typische Arbeit im Mittelstand ist ein Großsystem meist zu schwer. ALWIN Pro deckt den Warenfluss komplett ab. Einkauf, Lager, Belege, E-Rechnung und Buchhaltung laufen in einem Programm. Sie starten ohne langes Einführungsprojekt und ohne Berater.

Das Programm beherrscht ZUGFeRD und X-Rechnung. Sie schreiben Rechnungen nach Gesetz. Rechnungen von Lieferanten lesen Sie direkt ein. Die Daten landen sofort im System. Das spart Zeit und vermeidet Fehler beim Tippen.

Ja. Es gibt Lösungen für das Firmennetz und für die Cloud. Beide Wege erlauben es dem Team, gemeinsam am selben Datenbestand zu arbeiten. Ein Wechsel vom Einzelplatz auf das Netz ist jederzeit möglich.

Ja. Balticsoft stellt eine kostenlose Testlizenz zur Verfügung. Sie laden das Paket unter /produkte/download/ herunter und probieren alle Funktionen in Ruhe aus. Sie können eigene Testartikel und Belege anlegen, um die Software im Alltag zu prüfen. Für Fragen steht der Support telefonisch zur Verfügung unter +49 4561 595 00 20.

Andere Unternehmenstypen

Kein Betrieb gleicht dem anderen. Welche Stufe zu welcher Arbeitsweise gehört, steht auf den verlinkten Seiten. Alle auf einer Übersicht: Zielgruppen.

Kleinunternehmen

Buchführung, Lager und Kasse laufen in einer Anwendung. Wer ohne E-Rechnungspflicht arbeitet, bleibt bei Basic. Mehr dazu →

Handwerk & Ausbau

Jeder Auftrag zieht Material und Stunden mit. Vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung bleibt alles an einem Vorgang. Mehr dazu →

Großhandel

Lager, Einkauf und viele Belege pro Tag. Sammelrechnung, Stücklisten und Kundenlager stehen im Mittelpunkt. Mehr dazu →

In 90 Tagen wissen, ob ALWIN Pro XL passt

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